Gestionar un diario de efectivo (caja registradora)¶
Un diario de efectivo o caja registradora es un diario para registrar entradas y transacciones de pago en efectivo. Calcula el total de entradas y salidas de efectivo y computa el saldo total.
Configuración¶
Para configurar el diario de efectivo, navega a y haz clic sobre el diario de Efectivo a configurar.
Sobre la pestaña Asientos contables encontramos en el apartado Información contable los siguientes campos:
Cuenta bancaría: Número de cuenta asociada al diario.
Cuenta transitoria: Las transacciones de extractos bancarios se contabilizarán en la cuenta transitoria hasta la conciliación final que permita encontrar la cuenta correcta.
Cuenta de ganancias: Utilizado para registrar una ganancia cuando el saldo final de un registro de caja difiere de lo que el sistema calcula.
Cuenta de pérdidas: Utilizado para registrar una perdida cuando el saldo final de un registro de caja difiere de lo que el sistema calcula.
Código corto: Nombre utilizado en distintas ubicaciones para identificar el diario. Los asientos de este diario también se nombrarán con este prefijo de forma predeterminada.
Moneda: La moneda utilizada para introducir extractos.
Uso¶
Para iniciar un registro del diario de efectivo navega a y sobre la tarjeta del diario haz clic sobre el apartado Nuevo / Extracto
Esta acción abre un nuevo registro y navega al formulario, desde donde es posible indicar el saldo inicial y final de caja y registrar cada una de las transacciones realizadas.
Apertura de caja¶
La apertura de caja se usa para validar el efectivo disponible en caja antes de iniciar tus transacciones. Para realizar la apertura, haz clic sobre el enlace cuenta que aparece junto al campo Saldo inicial.
Sobre el formulario, crea un registro por cada tipo de moneda o billete que dispongas en caja. Sobre el campo #moneda/billetes debes indicar el número de monedas/billetes del mismo tipo que dispones en la caja, y sobre el campo Valor de monedas y billetes, el valor de la moneda.
Al finalizar esta acción sobre todos los tipos de monedas y billetes disponibles en caja, podrás obtener el balance actual. Haz clic sobre el botón Confirmar para validar la información.
El saldo de caja inicial, se corresponderá con el balance calculado.
Realizar transacciones de caja¶
Para realizar una transacción, haz clic sobre Agregar línea e informa los siguientes campos:
Fecha: Se informa por defecto con la fecha actual.
Etiqueta: texto descriptivo de la transacción
Contacto: Contacto al que se cobra o paga la transacción, siempre que se identifique.
Fecha: Importe de la transacción.
Debes crear, tantos registros, como transacciones realices. Al finalizar cada transacción, es posible visualizar el balance calculado o saldo disponible en caja.
Cierre de caja¶
El cierre de caja se usa para validar el efectivo disponible en caja después de efectuar las transacciones. Para realizar el cierre, haz clic sobre el enlace cuenta que aparece junto al campo Saldo final.
Sobre el formulario, crea un registro por cada tipo de moneda o billete que dispongas en caja. Sobre el campo #moneda/billetes debes indicar el número de monedas/billetes del mismo tipo que dispones en la caja, y sobre el campo Valor de monedas y billetes, el valor de la moneda.
Al finalizar esta acción sobre todos los tipos de monedas y billetes disponibles en caja, podrás obtener el balance actual. Haz clic sobre el botón Confirmar para validar la información.
El saldo de caja final, se corresponderá con el balance calculado.
Por último, guarda y publica el registro. EL estado del extracto quedará Pendiente de validación.