Facturae¶
Introducción¶
En virtud de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, desde el día 15 de enero de 2015 todas las facturas remitidas a las administraciones públicas tienen que ser electrónicas.
Téngase en cuenta, no obstante, que muchas Administraciones Públicas, y entre ellas la Administración General del Estado, han hecho uso de la potestad de exonerar de esta obligación a las facturas de hasta 5.000 euros.
Estas facturas electrónicas se enviarán a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas de la administración correspondiente. Estos puntos generales le permitirán consultar electrónicamente el estado de tramitación de su factura, una vez remitida.
El de la Administración General del Estado se denomina FACe.
En estas facturas electrónicas habrá que indicar la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora, para que llegue correctamente a su destino. La administración le proporcionará estos datos.
Ver también
Crear un archivo de Factura-e¶
Registro de información de la compañía¶
En primer lugar, navega a la pantalla , y accede al detalle de tu compañía. Asegúrate de tener informados los siguientes campos, ya que son requeridos para la generación del fichero de Factura-e:
Dirección de la compañía
IVA/NIF
Correo electrónico
Sitio web
Por otro lado, desde la pestaña Factura-E, selecciona la versión con la que quieres que se genere el fichero XML:
Versión 3.2
Versión 3.2.1
Versión 3.2.2
Truco
Se admiten tres versiones de Facturae (3.2, 3.2.1 y 3.2.2). Las diferencias entre estas versiones consisten básicamente en cambios en los formatos de algunos campos numéricos y en la inclusión de campos nuevos en las versiones más recientes. Se recomienda utilizar la última versión 3.2.2, ya que contiene los últimos cambios en el formato de definición del fichero.
Configuración de cuentas bancarías¶
Para usar la factura electrónica, debes disponer de una cuenta bancaría registrada en el sistema y debe disponer de su correspondiente IBAN, nombre de banco asociado y código BIC.
Si aún no dispones de una cuenta bancaría asociada al sistema, puedes crearla accediendo a la pantalla .
Asegúrate de crear al menos una cuenta bancaria asociada a la compañía. La cuenta bancaria debe tener un IBAN, nombre de banco asociado y código BIC.
Modos de pago¶
Para usar la factura electrónica, debes disponer de un modo de pago adaptado a facturae. Para ello, navega a y crea y/o selecciona un modo de pago (si ya dispones de él).
Asegúrate de el modo de pago dispone de un método de pago, un código Factura-e y una cuenta bancaria.
Impuestos¶
Para usar la factura electrónica, los impuestos que dispones en el sistema deben disponer del código de impuesto Facturae correcto.
Para ello, navega a y sobre la pestaña Opciones avanzadas del detalle del impuesto, informa el campo Código facturae.
Atención
Por defecto, los impuestos se informan con el código IVA: impuesto sobre el valor añadido, pero es posible que debas adaptar ciertos impuestos a los códigos de Facturae.
Los códigos facturae disponibles son:
IVA: Impuesto sobre el valor añadido
IPSI: Impuesto sobre la producción, los servicios y la importación
IGIC: Impuesto general indirecto de Canarias
IRPF: Impuesto sobre la Renta de las personas físicas
Otro
ITPAJD: Impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados
IE: Impuestos especiales
Ra: Renta aduanas
IGTECM: Impuesto general sobre el tráfico de empresas que se aplica en Ceuta y Melilla
IECDPCAC: Impuesto especial sobre los combustibles derivados del petróleo en la Comunidad Autonoma Canaria
IIIMAB: Impuesto sobre las instalaciones que inciden sobre el medio ambiente en la Baleares
ICIO: Impuesto sobre las construcciones, instalaciones y obras
IMVDN: Impuesto municipal sobre las viviendas desocupadas en Navarra
IMSN: Impuesto municipal sobre solares en Navarra
IMGSN: Impuesto municipal sobre gastos suntuarios en Navarra
IMPN: Impuesto municipal sobre publicidad en Navarra
REIVA: Régimen especial de IVA para agencias de viajes
REIGIC: Régimen especial de IGIC: para agencias de viajes
REIPSI: Régimen especial de IPSI para agencias de viajes
Certificados¶
Para poder usar la factura electrónica es imprescindible disponer de un certificado valido.
Puedes consultar la documentación relacionada con la factura electrónica aquí .
Una vez dispongas del certificado, es necesario configurarlo desde la pantalla .
Crea un nuevo registro mediante el botón Crear y sobre el formulario de detalle, informa los siguientes campos:
Nombre: Nombre del certificado.
Archivo: Selecciona tu certificado de una entidad certificadora válida.
Nombre de la carpeta: Especifica un nombre para la carpeta en donde se alojará el certificado en el sistema.
Una vez dado de alta el certificado, pulsa el botón Obtener claves. El sistema mostrará una ventana desde donde introducir la contraseña del certificado.
Si todo ha ido bien, se generarán las claves, y se podrá activar el certificado mediante el botón Para activar.
Importante
El NIF del certificado debe ser el mismo que el NIF de tu compañía, ya que las facturas se envían con la compañía como remitente.
Si eres una persona física, asegúrate de que el contacto asociado a tu compañía tenga la marca de contacto Individual, y que disponga del nombre y primer apellido informado.
Si, por el contrario, eres una persona jurídica, el contacto asociado a tu compañía debe tener la marca de contacto Compañía. Esto lo puedes comprobar desde la pantalla , accediendo al detalle del contacto asociado a tu compañía.
También puedes acceder al contacto asociado a tu compañía, desde la pantalla , posicionándote sobre tu compañía y haciendo clic sobre el enlace que dispone el campo Contacto.
Configurar clientes asociados a la administración pública¶
Aquellos clientes asociados a la administración pública a los que quieres facturar mediante facturae, deben de esta configurados previamente en el sistema.
Para ello, navega a la pantalla y accede al formulario de detalle del cliente asociado a la administración pública a la que quieres facturar.
Sobre la pestaña Contabilidad, Informa el campo Factura electrónica así como los campos órgano gestor, unidad tramitadora y oficina contable.
Asegúrate también de tener informada la dirección completa del contacto, así como su número de identificación (VAT/NIF).
Truco
El Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3) es el lugar donde se pueden consultar las codificaciones de la Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora a la que se remite la factura. Este directorio se puede consultar en el directorio de administraciones .
Gestión de facturas electrónicas¶
Para crear una factura electónica accede a la pantalla Facturación / Contabilidad --> Clientes --> Facturas
y haz clic sobre el botón Crear.
Selecciona un cliente configurado para recibir para facturas electrónicas,un modo de pago con el código de Factura-e establecido y un banco destinatario con IBAN y número de BIC asociado a la compañía.
Recuerda que el impuesto asociado a cada uno de los productos de las líneas de factura debe disponer de código factura-e correctamente informado.
Exportar fichero Factura-e¶
Una vez confirmada la factura mediante el botón Confirmar, es posible generar el fichero de Factura-e. Para ello haz clic sobre el menú acción, y selecciona la opción Crear archivo de Factura-e.
Mantén informada la opción firma digital y pulsa el botón Exportar
Si no se detectan errores, se mostrará una ventana desde donde es posible descargar el fichero XML de Factura electrónica generado en formato xsig.
Gestionar facturas en FACe¶
Validar y visualizar una factura en FACe¶
Es posible validar y visualizar una factura generada desde Daeris en FACe. Para ello accede herramienta de validación y visualización de facturas de FACe.
El usuario tiene aquí una herramienta que le permite comprobar si su factura cumple todos los requisitos antes de remitirla a la Administración:
Pulsando el botón Suba y Valide su Factura se abre una ventana del ordenador para seleccionar la factura que se quiere validar. El sistema propone varias opciones de validación. Se pueden elegir cuantas se deseen, pero como mínimo una. Las opciones son:
Formato Facturae
Firma de la factura
Centros administrativos
Comprobar si la factura ha sido ya presentada en FACe
Para demostrar al sistema que no eres un robot de búsqueda automática deberás activar el campo No soy un robot.
Pulsando el botón Validar factura el sistema realizará las comprobaciones oportunas con las opciones seleccionadas y devolverá un mensaje con el resultado de la validación.
Si la factura tuviera errores, el sistema devolverá un mensaje de error especificando cuál/cuales son.
Si la validación de la factura es correcta aparecerán en la pantalla dos botones:
Descargar factura: Pulsando este botón el sistema procederá automáticamente a la descarga de la factura validada en formato .pdf.
Visualizar factura: Pulsando este botón se abrirá la factura validada en una nueva pestaña del navegador.
Remitir una factura a FACe¶
El sistema FACe permite la presentación de facturas electrónicas dirigidas a cualquier Administración Pública adherida y a todas aquellas que no tengan ningún punto de entrada. Para ello navega al Acceso a facturas de FACe.
Para poder iniciar el proceso podrás identificarte a través de Cl@ve, de Firma electrónica o del certificado electrónico.
Una vez identificado, se muestra el formulario que se ha de completar para poder remitir la factura. Para ello es necesario informar los siguientes campos:
Correo Electrónico: Se debe cumplimentar con una dirección de correo electrónico válida, pues será la vía de comunicación en el proceso de facturación.
Factura: Se abre una nueva ventana donde se seleccionará la factura a remitir. La extensión del archivo de la factura ha de ser del tipo .xsig, de otra manera la aplicación devolverá un error al subir el archivo. Además, la estructura tiene que ser la de FACTURAe 3.2, 3.2.1 o 3.2.2.
Anexos: Se pueden seleccionar archivos complementarios a la factura a remitir. Estos archivos pueden ser únicamente del tipo .html o .pdf. También se pueden incluir anexos dentro del XML de la factura, admitiéndose únicamente formato .pdf por restricción propia del formato FACTURAe.
Truco
Es recomendable que antes de comenzar el proceso se compruebe la validez de la factura en el menú Factura – Validar y visualizar facturas.
Una vez completados los campos obligatorios se activarán los siguientes botones:
Remitir Factura: Pulsando este botón, si todos los parámetros obligatorios han sido correctamente introducidos, se abrirá una nueva pantalla con un resumen de los datos de la factura para su revisión y posterior envío, que se detallará a continuación. Si por el contrario la validación fuera incorrecta el sistema marcará en rojo los campos incorrectos para que sean modificados.
Eliminar: Una vez subidos los ficheros se mostrarán en la parte derecha de la pantalla para su comprobación. Esta acción se puede deshacer fácilmente pulsando este botón Eliminar.
Al remitir la factura, se muestra un resumen de los datos más relevantes de la factura que el usuario quiere remitir a la Administración Pública para su revisión y posterior firma. Dependiendo de si la factura se remita a una Administración adherida a FACe o no, el procedimiento cambia.
A continuación, se muestra la pantalla para las facturas remitidas a Administraciones adheridas a FACe.
- Los campos que se muestran son:
NIF/CIF: Número y letra del NIF del emisor de la factura.
Nombre: Nombre del vendedor que desea presentar la factura.
NIF/CIF del destinatario: NIF/CIF de la Administración Pública a la que se remite la factura.
Fecha de Expedición: Fecha de expedición de la factura en formato aaaa-mm-dd.
Oficina Contable: Codificación alfanumérica de DIR3 correspondiente a la Oficina Contable a la que se remite la factura.
Órgano Gestor: Codificación alfanumérica de DIR3 correspondiente al Órgano Gestor al que se remite la factura.
Unidad Tramitadora: Codificación alfanumérica de DIR3 correspondiente a la Unidad Tramitadora a la que se remite la factura.
Serie: Serie de factura.
Número: Número de factura.
Importe: Importe total de la factura.
Firmante: NIF/CIF del que firma la factura.
Email: Dirección de email con la que se ha registrado la factura.
Factura original formato europeo: Los formatos de factura europeo admitidos en FACe son dos:
UBL
CII
Factura original fichero: Nombre del fichero.
Anexos: Relación de anexos si los hubiera.
- Las acciones que se pueden realizar son:
Volver al Formulario: Si los datos visualizados no son los correctos, es decir, no se ha adjuntado la factura deseada, este botón permite volver a la pantalla anterior para volver a iniciar el proceso.
Confirmar: Si los datos visualizados son los correctos, con este último paso de Confirmación se termina el proceso.
Las facturas remitidas a Administraciones no adheridas a FACe han de ir firmadas. La pantalla es la siguiente.
Los campos que se muestran son los mismos que en la pantalla anterior, por lo que no se repetirán. Las acciones que se pueden realizar son:
Volver al Formulario: Si los datos visualizados no son los correctos, es decir, no se ha adjuntado la factura deseada, este botón permite volver a la pantalla anterior para volver a iniciar el proceso.
Firmar: Si los datos visualizados son los correctos, pulsando este botón se firmará el envío con su certificado electrónico.
Firmar con Clave: También se puede firmar el envío con Cl@ve Firma. Esta opción ofrece la posibilidad de realizar la firma mediante certificados electrónicos centralizados, es decir, certificados electrónicos almacenados y custodiados por la Administración Pública.