Acuerdos de compra¶
Hay dos tipos principales de acuerdos de compra preconfiguradas en Daeris: órdenes generales y convocatoria de ofertas.
Las órdenes generales son acuerdos a largo plazo entre una empresa y un proveedor para suministrar productos de forma recurrente con un precio predeterminado. Se recomienda que tu empresa considere la posibilidad de utilizarlos cuando compres con frecuencia los mismos productos al mismo proveedor en cantidades variables y/o en diferentes momentos. Entre sus muchas ventajas, puedes ahorrar tiempo, ya que se simplifica el proceso de compra, y dinero, ya que los precios al por mayor son mejores.
Las convocatorias de ofertas utilizan un procedimiento especial para solicitar ofertas a varios proveedores al mismo tiempo. Aunque las organizaciones del sector público suelen estar obligadas por ley a publicar convocatorias de ofertas cuando quieren adquirir bienes o servicios, las organizaciones privadas también pueden utilizarlas para conseguir la mejor oferta entre varios proveedores.
Habilitar los acuerdos de compra¶
Para habilitar los acuerdos de compra, navega a la pantalla y activa la opción Acuerdos de compra:
Una vez activado, pulsa el botón Guardar de la pantalla de ajustes.
Configurar o crear nuevos tipos de acuerdos de compra¶
Antes de empezar a utilizar los acuerdos de compra, asegúrate de haberlos configurado a tu gusto navegando a la pantalla :
Una vez ahí, puedes editar las órdenes generales (Contrato marco) y las convocatorias de ofertas (Convocatoria de Licitación) o Crear un nuevo tipo de acuerdo de compra. Al editar o crear un tipo de solicitud de compra, puedes encontrar un formulario con los siguientes campos:
Tipo de acuerdo de compra: Nombre descriptivo del tipo de solicitud de compra.
Selección del tipo de acuerdo
Seleccionar solo una SdP (exclusivo): Permite seleccionar una única solicitud de presupuesto de todas las que hayan enviado los proveedores. Al seleccionar una solicitud el sistema rechazará el resto.
Seleccionar múltiples SdPs (no exclusivas): Permite seleccionar varias solicitudes de presupuesto.
Líneas
Utilizar líneas de acuerdo: Las líneas que dispone el acuerdo se traspasarán directamente a las líneas del presupuesto.
No crear líneas de SdP automáticamente: Se deberán informar las líneas sobre el presupuesto manualmente.
Cantidades
Utilizar cantidades de acuerdo: Las cantidades de que dispone el acuerdo se traspasarán directamente a las cantidades del presupuesto.
Establecer cantidades manualmente: Se deberán informar las cantidades sobre el presupuesto manualmente.
Una vez informados los campos necesarios, pulsa el botón Guardar
Establecer una orden general¶
Para establecer una orden general, navega a la pantalla y haz clic en Crear.
Selecciona Contrato marco como Tipo de acuerdo de compra. Después, selecciona el Proveedor. Los demás campos no son obligatorios:
Después, añade los productos que deseas pedir y su precio. Ten en cuenta que también puedes añadir una cantidad para cada producto, por ejemplo, si acordaste con tu proveedor pedir una cantidad mínima específica cada vez o en total. Si configuraste tu orden general como Establecer cantidades manualmente, esto solo se utiliza con fines informativos:
También puedes escribir los Términos y condiciones al final del acuerdo. Una vez que estés satisfecho con tu orden general, haz clic en Confirmar. Su estado cambiará de Borrador a En proceso y estará listo para usarse:
Crear solicitudes de presupuesto a partir de la orden general¶
Ahora puedes crear nuevos presupuestos desde la orden general cada vez que lo necesites. Solo debes hacer clic en el botón Nuevo Presupuesto:
Daeris completará automáticamente las solicitudes de presupuesto con la información definida inicialmente cuando se configuró la orden general. Dependiendo cómo configuró el tipo de acuerdo de compra, puede que también se completen las líneas de productos:
Podrás ver todas las solicitudes de presupuesto hechas a partir de la orden general al hacer clic en el botón SdP/Pedidos:
Truco
También puedes crear una solicitud de presupuesto como lo harías normalmente, para después vincularla con una orden general existente.
Proponer una convocatoria de ofertas¶
Para proponer una convocatoria de ofertas, navega a la pantalla y haz clic en Crear.
Selecciona Convocatoria de Licitación como Tipo de acuerdo de compra. Los otros campos no son obligatorios pero puedes añadir la fecha de entrega y fijar una fecha límite. Por lo general, no se selecciona un proveedor para las convocatorias de ofertas, ya que lo que se busca es obtener ofertas de varios proveedores:
A continuación, añade los productos que deseas pedir y la cantidad. En el caso de las convocatorias de ofertas, lo normal es no añadir el precio, ya que los proveedores deben ofrecerte su mejor precio:
También puedes añadir tus términos y condiciones en la parte inferior del acuerdo. Una vez que hayas terminado, haz clic en Confirmar:
Solicitar presupuestos en la convocatoria de ofertas¶
Ahora puedes solicitar nuevos presupuestos provenientes de la convocatoria de ofertas. Haz clic en Nuevo Presupuesto:
A continuación, selecciona uno de los proveedores que deseas invitar a la convocatoria de ofertas. Las líneas de producto también deberían estar precompletadas, dependiendo de como configuraste el tipo de acuerdo de compra:
Haz clic en Enviar por correo electrónico para enviarlo al proveedor y vuelve a la convocatoria de ofertas para repetir este proceso para cada proveedor.
Una vez que hayas recibido los presupuestos de cada proveedor, haz clic en Validar para continuar con la selección del licitador. Después haz clic en SdP/Pedidos para ver todos los presupuestos de proveedor:
Haz clic en cada solicitud de presupuesto para añadir manualmente el precio que te hayan indicado tus proveedores:
Confirmar el pedido de la convocatoria de ofertas¶
Una vez realizados los pasos anteriores, selecciona la mejor oferta y haz clic en Confirmar pedido:
Finalmente, en función de la configuración del tipo de acuerdo, la convocatoria de ofertas se cerrará automáticamente, o bien, se deberá cerrar de forma manual mediante el botón Cerrar:
Nota
Si el cierre se debe hacer de forma manual, deberás confirmar o cancelar cada uno de las solicitudes de presupuesto asociadas al acuerdo.
Una vez cerrada la convocatoria de ofertas, el acuerdo pasará al estado Cerrado:
