Lotes y números de serie

En Daeris, los números de lote y de serie tiene similitudes en su sistema funcional pero son diferentes en su comportamiento. Ambos se administran dentro de Inventario, Compras y la aplicación de Ventas.

Los lotes corresponden a un cierto número de productos que recibiste y almacenaste juntos en un solo paquete. Los lotes funcionan para productos que se reciben en gran cantidad y para los cuales un número de lote puede ayudar en los reportes, controles de calidad, o cualquier otra información. Los lotes te ayudarán a identificar un grupo de piezas que, por ejemplo, tienen un defecto de producción. También puede ser útil para un lote de producción de ropa o alimentos. Almacenar productos consumibles como papel de cocina, papel higiénico, lápices y bloques de papel en lotes no tendría ningún sentido, ya que hay pocas oportunidades que puedan devolverlos por fallos de producción.

Los números de serie son números de identificación dados a un producto en particular, para permitir el seguimiento histórico de un artículo desde la recepción hasta la entrega y posterior a la entrega. Los números de serie son útiles para artículos que podrían requerir servicio posventa, como teléfonos móviles, ordenadores portátiles, refrigeradores, y cualquier dispositivo electrónico. Puedes utilizar el número de serie del fabricante o el propio, dependiendo de cómo administres estos productos. Darle un número de serie a cada producto es una tarea de consumo de tiempo que solo servirá en caso de artículos que tienen una garantía y/o servicio de posventa. Ponerle un número de serie al pan, por ejemplo, no tiene sentido.

Trabajar con números de serie

Para rastrear productos con números de serie puedes usar el seguimiento de número de serie. De esta manera puedes rastrear la ubicación actual del producto y, cuando los productos se muevan de una ubicación a otra, el sistema identificará automáticamente la ubicación actual del producto de acuerdo con el último movimiento.

Configuración

Configuración de la aplicación

Primero necesitas activar el seguimiento de números de serie. Para hacerlo, navega a la pantalla Inventario ‣ Configuración ‣ Ajustes. Después, activa la función de Lotes y números de serie y haz clic en Guardar:

Activar lotes y números de serie en los ajustes de inventario

Configuración del producto

Ahora debes configurar los productos que quieres rastrear por número de serie. Para hacerlo navega a la pantalla Inventario ‣ Productos ‣ Productos y accede al detalle del producto que quieras configurar. Edítalo y selecciona seguimiento Por número de serie único en la pestaña de Inventario. Después haz clic en Guardar.

Configurar trazabilidad del producto por número de serie

Administrar números de serie

Recepciones

Para recibir un producto al que se le da seguimiento por número de serie, debes especificar el número de serie. Esto se puede hacer de varias maneras:

  • Asignación manual

  • Asignación múltiple

  • Copiar y pegar desde un archivo Excel

No importa cuál sea tu método favorito para asignar números de serie, primero debes abrir las operaciones detalladas de tu recepción.

Operaciones detalladas de una recepción

Para asignar manualmente los diferentes números de serie puedes hacer clic en Agregar línea al abrir las operaciones detalladas. Después podrás llenar el campo de número de serie. Una vez hecho esto, puedes hacer clic de nuevo en Agregar línea para registrar un nuevo número de serie:

Operaciones detalladas de una recepción (2)

Al usar la asignación múltiple de números de serie, Daeris creará automáticamente las líneas necesarias. Para hacerlo, primero debes ingresar el número de serie del conjunto y el número de productos a los que les debe asignar un número de serie. Una vez que esté todo listo, haz clic en Asignar números de serie y Daeris hará el resto:

Operaciones detalladas de una recepción (3)

Para usar la función de copiar y pegar desde un archivo Excel, abre la hoja de cálculo que contenga los números de serie que recibiste y copia la lista.

Operaciones detalladas de una recepción (4)

Después, cópialos en la columna de Nombre del número de Lote/Serie del asistente. Al hacerlo, Daeris creará automáticamente las líneas que necesitas:

Operaciones detalladas de una recepción (5)

Tipos de operaciones

También puedes definir cómo gestionarás los números de serie para cada tipo de operación. Para definirlo, navega a la pantalla Inventario ‣ Configuración ‣ Tipos de Operaciones. Para cada tipo, puedes decidir si permites la creación de nuevos números de serie o si quieres usar los números existentes. Por defecto, solo se permite crear nuevos números de serie al momento de la recepción:

Tipos de operaciones en la recepción de productos

Truco

Si tienes transferencias entre almacenes y rastreas productos por números de serie, puede ser útil permitir el uso de números de serie existentes también en las recepciones.

Trazabilidad de números de serie

Los números de serie te permiten saber en dónde se recibió, en qué almacén se puso, a quién se le vendió y a dónde se envió.

Es fácil darle seguimiento a un artículo: navega a la pantalla Inventario ‣ Productos ‣ Lotes/Números de serie y haz clic en el número de serie que corresponde a tu búsqueda. Después abre la información de trazabilidad:

Trazabilidad de un número de serie

Verás qué documentos ha usado el número de serie:

Trazabilidad de un número de serie (2)

Puedes hacer clic en el botón de Ubicación para localizar el número de serie. Este botón se encuentra en el formulario del número de serie:

Ubicación de un número de serie

En este caso, verás donde se encuentra el número de serie en particular:

Ubicación de un número de serie (2)

Trabajar con lotes

Los lotes son útiles para productos que recibes en grandes cantidades. Para estos productos, un lote puede ayudar al momento de reportar, realizar los controles de calidad, o cualquier otra información. Los lotes ayudan a identificar el número de piezas que tienen, por ejemplo, un error de producción. Se puede usar para producción masiva de ropa o comida.

Daeris tiene la capacidad de gestionar lotes. Esto asegura que se cumpla los requisitos de trazabilidad que imponen la mayoría de las industrias.

Configuración

Configuración de la aplicación

Primero necesitas activar el seguimiento de números de lote. Para hacerlo, navega a la pantalla Inventario ‣ Configuración ‣ Ajustes. Después, activa la función de Lotes y números de serie y haz clic en Guardar:

Activar lotes y números de serie en los ajustes de inventario

Configuración del producto

Ahora debes configurar los productos que quieres rastrear por número de lote. Para hacerlo navega a la pantalla Inventario ‣ Productos ‣ Productos y accede al detalle del producto que quieras configurar. Edítalo y selecciona seguimiento Por lotes en la pestaña de Inventario. Después haz clic en Guardar.

Configurar trazabilidad del producto por número de lote

Administrar lotes

Recepciones

Para recibir un producto al que se le dará seguimiento por lote, debes especificar su número de lote. Puedes hacer esto de varias maneras:

  • Asigna manualmente los diferentes números de lote

  • Copia y pega los números de lote desde un archivo Excel

Primero, debes abrir las operaciones detalladas de tu recepción.

Operaciones detalladas de una recepción (6)

Para asignar manualmente los diferentes números de lote, al abrir las operaciones detalladas, puedes hacer clic en Agregar línea. Después, podrás informar el número de lote. Después haz clic de nuevo en Agregar línea para registrar un número de lote nuevo.

Operaciones detalladas de una recepción (7)

Para usar la función de copiar y pegar desde un archivo Excel, abre la hoja de cálculo que contenga los números de lote que recibiste y copia la lista.

Operaciones detalladas de una recepción (8)

Después, cópialos en la columna de Nombre del número de Lote/Serie del asistente. Al hacerlo, Daeris creará automáticamente las líneas que necesitas:

Operaciones detalladas de una recepción (9)

Tipos de operaciones

También tienes la posibilidad de definir cómo gestionarás los lotes para cada tipo de operación. Para hacerlo, navega a la pantalla Inventario ‣ Configuración ‣ Tipos de Operaciones.

Para cada tipo de operación puedes decidir si quieres permitir la creación de nuevos números de lote o solo usar los que ya existen. Por defecto, solo se permite crear nuevos números de lote al recibir productos y no se permite usar números de lote existentes en esta operación.

Tipos de operaciones en la recepción de productos

Truco

Si tienes transferencias entre almacenes y das seguimiento a los productos por lotes, también puede ser de ayuda permitir el uso de números de lote existentes en las recepciones.

Trazabilidad de lotes

El número de lote asignado al producto te permite saber en dónde se recibió, en qué almacén se puso, a quién se le vendió y a dónde se envió.

Para dar seguimiento a un artículo, navega a la pantalla Inventario ‣ Productos ‣ Lotes/Números de serie y haz clic en el número de lote que corresponde a tu búsqueda. Después abre la información de trazabilidad:

Trazabilidad de un número de lote

Verás qué documentos ha usado el número de serie:

Trazabilidad de un número de lote (2)

Puedes hacer clic en el botón de Ubicación para localizar el número de lote. Este botón se encuentra en el formulario del número de lote:

Ubicación de un número de lote

En este caso, verás donde se encuentra el número de lote en particular:

Ubicación de un número de lote (2)

Establecer fechas de caducidad

En muchas empresas los productos tienen fecha de caducidad y se deben de gestionar de acuerdo a esta fecha. En el sector alimenticio, por ejemplo, es obligatorio rastrear los productos en el inventario de acuerdo con sus fechas de caducidad para evitar vender productos caducados a los clientes.

Con Daeris, puedes rastrear y gestionar tus productos de acuerdo a las fechas de caducidad, incluso si ya los estás rastreando por lotes o números de serie.

Configuración

Configuración de la aplicación

Para usar el rastreo por fecha de caducidad navega a la pantalla Inventario ‣ Configuración ‣ Ajustes y activa las funciones de Lotes y números de serie y Fechas de caducidad, y haz clic en Guardar:

Activar lotes y números de serie y fechas de caducidad en los ajustes de inventario

Configuración del producto

Ahora puedes definir diferentes fechas en la pestaña de Inventario del formulario del producto:

  • Fecha de caducidad: El número de días antes de que los productos se vuelvan peligrosos y ya no se pueden consumir. Esto se usa para calcular la fecha de caducidad de cada lote o número de serie recibido.

  • Consumir preferentemente antes de: El número de días antes de que los productos comiencen a deteriorarse, sin ser peligroso. Esto se usa para calcular la fecha de consumo preferente en cada lote/número de serie recibido.

  • Tiempo de remoción: Muestra el número de días antes de que los productos se deban quitar del inventario. Esto se usa para calcular la fecha de remoción de cada lote o número de serie recibido.

  • Hora de alerta: Se refiere al número de días antes de recibir una alerta sobre adelantar el lote o número de serie del producto. Esto se usa para calcular la fecha de alerta del lote/número de serie recibido. Una vez que sea la fecha de alerta, se asigna una actividad en el lote o número de serie relevante para el usuario responsable del producto.

Configurar fecha de caducidad del producto

Fecha de caducidad en lotes/números de serie

Al recibir un producto en el inventario, las fechas se actualizarán automáticamente en el lote o número de serie correspondiente. Estas actualizaciones se basarán en la fecha de recepción del producto y el día indicado en la plantilla del producto.

Fecha de caducidad del producto

Alertas de caducidad

Puedes acceder a las alertas de caducidad desde la pantalla Inventario ‣ Productos ‣ Lotes/Números de serie. Ahí, puedes usar todos los filtros existentes pera mostrar todos los lotes/números de serie que pasaron sus fechas de caducidad:

Alertas de caducidad del producto

Mostrar lotes y números de serie en albaranes

Es posible mostrar los lotes y números de serie en los albaranes. Para ello, navega a la pantalla Inventario ‣ Configuración ‣ Ajustes y activa la función correspondiente:

Mostrar lotes y números de serie en albaranes

Una vez hecho esto, pulsa el botón Guardar de la pantalla de ajustes.

A partir de ese momento, al imprimir un albarán en una transferencia de inventario, el PDF mostrará información sobre el lote o número de serie correspondiente al producto:

Mostrar lotes y números de serie en albaranes (2)

Mostrar lotes y números de serie en facturas

Es posible mostrar los lotes y números de serie en las facturas de cliente. Para ello, navega a la pantalla Inventario ‣ Configuración ‣ Ajustes y activa la función correspondiente:

Mostrar lotes y números de serie en facturas

Una vez hecho esto, pulsa el botón Guardar de la pantalla de ajustes.

A partir de ese momento, al imprimir una factura de cliente desde la vista de formulario de facturas, el PDF mostrará información sobre el lote o número de serie correspondiente al producto:

Mostrar lotes y números de serie en facturas (2)