Conocimiento

La aplicación de conocimiento de Daeris te permite registrar el conocimiento de tu empresa de forma organizada y colaborativa para que tus empleados puedan acceder o registrar un artículo de forma ágil.

Daeris, permite crear páginas de conocimiento mediante su editor de texto avanzado. Cada página se asocia a una categoría de conocimiento que permite agrupar la información por diferentes temáticas.

Las categorías se pueden agrupar en otras categorías y establecer un orden jerárquico sobre tu modelo de conocimiento. Es posible añadir permisos de visibilidad sobre las categorías de conocimiento para limitar el acceso al grupo que desees. También es posible añadir permisos de validación sobre las categorías, lo que te permite incorporar un grupo validador de cambios en los documentos.

Puedes consultar el historial de versiones de las páginas, así como crear accesos sobre los menús de tus aplicaciones hacia tus páginas y categorías.

Configuración

Gestión de acceso al conocimiento

Para permitir el acceso al conocimiento de los usuarios de tu organización, navega a la pantalla Ajustes ‣ Usuarios y compañías ‣ Usuarios y haz clic sobre el usuario que desees configurar.

Gestión de acceso al conocimiento

Sobre el apartado Administración informa el campo Conocimiento con uno de los siguientes posibles valores:

  • Conocimiento de usuario: Puede visualizar los contenidos del conocimiento.

  • Editor: Puede editar páginas y categorías de conocimiento.

  • Aprobador: Puede editar y autorizar cambios en las páginas y categorías de conocimiento.

  • Administrador: Dispone de control total sobre todo el conocimiento.

Posteriormente, haz clic sobre el botón Guardar.

Acceso a documentos adjuntos

Para incorporar un acceso hacia los documentos adjuntos que disponen las páginas de conocimiento sobre el menú de la aplicación de conocimientos navega a Conocimiento ‣ Configuración ‣ Ajustes e informa el campo Acceso central a los documentos.

Posteriormente, haz clic sobre el botón Guardar.

Acceso a documentos adjuntos de páginas conocimiento

Control de publicaciones

En el caso en el que desees incorporar una opción que permita gestionar la publicación de documentos otorgando privilegios a grupos autorizados, navega a Conocimiento ‣ Configuración ‣ Ajustes e informa la opción Gestionar aprobación de documentos.

Posteriormente, haz clic sobre el botón Guardar.

Acceso a documentos adjuntos de páginas conocimiento

Etiquetas

Las etiquetas son atributos que puedes asociar a las páginas de conocimiento. Puedes crear etiquetas y asociarles un color representativo que aparecerá sobre la pantalla de páginas de conocimiento.

Para crear una etiqueta, navega a la pantalla Conocimiento ‣ Configuración ‣ Etiquetas. Desde el listado puedes crear un nuevo registro mediante el botón Crear.

Etiquetas de páginas conocimiento

Al crear un registro puedes informar un nombre y seleccionar un color de entre los colores disponibles.

Etiquetas de páginas conocimiento

Una vez configurada la etiqueta, es posible asociarla a una página sobre el formulario de detalle de la misma, accesible desde la pantalla Conocimiento ‣ Páginas ‣ Páginas.

Al asociar una etiqueta a una página, se podrá visualizar y filtrar desde la pantalla principal de páginas de conocimiento.

Etiquetas de páginas conocimiento

Categorías de conocimiento

Las categorías de conocimiento, permiten agrupar las páginas de conocimiento. Esta opción es muy útil para organizar las páginas por áreas de la misma temática. También permiten incorporar un texto que sirve como patrón de edición de las páginas asociadas a la categoría.

Para crear una categoría, navega a la pantalla Conocimiento ‣ Páginas ‣ Categorías y haz clic sobre el botón Crear.

Categorías de conocimiento

Sobre el formulario de detalle de la categoría es posible informar los siguientes campos:

  • Nombre: Se recomienda incorporar un texto corto y descriptivo de la categoría.

  • Categoría: Categoría superior que permite establecer una relación jerárquica (Padre / Hija).

  • Visible para: Permite establecer grupos a los que otorgar visibilidad sobre la categoría y sus páginas asociadas. Si no se informa, todos los usuarios disponen de visibilidad.

  • Requiere aprobación: Si se informa, cualquier cambio sobre las páginas asociadas a la categoría requerirán de aprobación por los integrantes del grupo indicado como Grupo aprobador, para que los cambios sean visibles.

  • Compañía: Si se informa, la página solo estará dispone para los usuarios asociados a la compañía indicada.

Categorías de conocimiento

Sobre la pestaña Plantillas es posible informar un texto que sirva como patrón para editar las páginas asociadas.

Pestaña Plantillas de Categorías de conocimiento

Sobre la pestaña Documentos es posible visualizar un mapa de sitio que se calcula de forma autónoma y que dispone de todas las páginas y categorías relacionadas con la categoría. Este mapa del sitio es el mismo que aparecerá si se establece un punto de menú de la categoría.

Pestaña Documentos de Categorías de conocimiento

Mediante el botón Adjuntos situado en la parte inferior derecha, es posible añadir documentos relacionados con la categoría. Estos documentos pueden ser consultados desde la pantalla Conocimiento ‣ Documentos ‣ Documentos.

Una vez completado el registro, pulsa el botón Guardar.

Páginas de conocimiento

Las páginas de conocimiento permiten publicar contenidos de cualquier área y dar acceso a los usuarios de tu organización.

Es posible limitar la visualización de las páginas a partir de la visibilidad asociada a la categoría, así como controlar los cambios mediante el grupo de aprobación asociado a la categoría.

Para crear una página, navega a la pantalla Conocimiento ‣ Páginas ‣ Páginas y haz clic sobre el botón Crear.

Páginas de conocimiento

Sobre el formulario de detalle de la página es posible informar los siguientes campos:

  • Referencia interna: Se debe informar con un texto corto y único que sirva de referencia al documento. Se usa para construir el enlace hacia la página con lo que no puede disponer de caracteres especiales. Tan solo puede disponer de letras, números y el carácter _.

  • Nombre: Se recomienda incorporar un texto corto y descriptivo de la categoría.

  • Texto: Información que dispondrá la página. Por defecto se informa con el texto de la plantilla de la categoría (si está informada). Dispone de un editor de texto avanzado el cual permite introducir distintos formatos al incorporar el carácter /, como, por ejemplo:

    • Encabezado1

    • Encabezado2

    • Encabezado3

    • Lista

    • Lista numerada

    • Selector

    • Separador

    • Tabla

    • Cambio de dirección del texto

    • Citas

    • Código

    • Enlace

    • Botón

    • Imagen

Mediante el botón <>, es posible cambiar el editor de texto por el editor de lenguaje HTML el cual permite incorporar texto en formato web. El editor no permite incorporar controles web avanzados y realiza una purga de los elementos no válidos al guardar el documento.

Páginas de conocimiento

Sobre la pestaña Información es posible incorporar:

  • Categoría: Categoría que permite establecer una relación jerárquica entre la categoría y la página (Padre / Hija).

  • Etiquetas: Atributos para enriquecer y filtrar la página.

  • Compañía: Si se informa, la página solo es visible por los usuarios de esta organización

Sobre el apartado Revisión es posible informar:

  • Nombre: Texto corto para controlar los cambios realizados, como, por ejemplo, Revisión3.

  • Resumen: Descripción breve del documento o resumen de los cambios realizados, si se trata de una nueva versión.

Páginas de conocimiento

Una vez completado el registro, pulsa el botón Guardar.

Páginas de conocimiento

Crear Menús de acceso al conocimiento

Control de versiones de páginas

Daeris permite controlar la gestión de versiones de páginas relacionadas con una categoría particular, ofreciendo la posibilidad de disponer de usuarios que autoricen los cambios realizados por los editores, antes de que sean visibles por los usuarios de conocimiento.

Para activar esta opción, navega a Conocimiento ‣ Configuración ‣ Ajustes e informa la opción Gestionar aprobación de documentos.

Posteriormente, haz clic sobre el botón Guardar.

Control de versiones de páginas

Para incorporar el control de versiones sobre una categoría, navega a la pantalla Conocimiento ‣ Páginas ‣ Categorías y sobre el detalle de una categoría, informa el campo Requiere aprobación. Una vez activada la opción, informa el campo Grupo aprobador con el valor del grupo que se convertirá en autorizador de los cambios realizados por los editores de la página y haz clic sobre el botón Guardar.

Control de versiones de páginas

Un usuario con permisos de editor sobre la aplicación de conocimientos, puede editar una página. Para hacerlo, navega a Conocimiento ‣ Páginas ‣ Páginas y haz clic sobre la página a editar.

Sobre el formulario de detalle, haz clic sobre el botón Editar.

Control de versiones de páginas

Al hacer clic sobre el botón Editar aparecer un texto alertando que la edición del documento generará una solicitud de cambio la cual requiere Aprobación.

Control de versiones de páginas

Al hacer clic sobre el botón Guardar aparecer un texto alertando que el documento dispone de cambios los cuales requieren aprobación, y que la versión que se visualiza actualmente, es la última versión aprobada.

El editor puede visualizar la solicitud de cambio, haciendo clic sobre el botón inteligente Solicitudes de cambio.

Control de versiones de páginas

Al hacer clic sobre el botón Solicitudes de cambio, el usuario navega al listado de solicitudes de cambio de la página que está editando y aparece su registro de cambio en estado Pendiente de Aprobación.

Control de versiones de páginas

Desde el formulario de solicitud de cambio, el editor puede convertir la solicitud en un Borrador, si desea realizar más cambios sobre la página, antes de que sea autorizada. Para ello, deberá Cancelar, Convertir a borrador, editar la página y Enviar a revisión.

Al hacer clic sobre la pestaña cambios, puede comparar la versión publicada y su versión.

Control de versiones de páginas

Para que un usuario con permisos de aprobación, pueda autorizar los cambios de los editores, debe acceder a la pantalla que dispone de las solicitudes de cambio.

Para hacerlo, navega a Conocimiento ‣ Páginas ‣ Solicitudes de cambio.

Control de versiones de páginas

Al hacer clic sobre una solicitud, se accede a su detalle desde donde es posible Aprobar, Cancelar o Convertir a borrador.

Control de versiones de páginas

Si el usuario autoriza la solicitud mediante el botón Aprobar, el estado de la solicitud cambia a Aprobado y se informan los campos, Aprobado por y Fecha de aprobación.

Control de versiones de páginas

Los nuevos cambios, se publican en la página, y sobre la pestaña Historial del formulario de detalle de la página, es posible consultar el histórico de versiones de la página.

Control de versiones de páginas