Comidas¶
Disponer de un comedor de empresa con servicio de pedidos centralizado puede ser muy ventajoso tanto para los empleados como para la propia empresa.
En el caso de los empleados los beneficios más importantes son:
Ahorro económico, ya que la empresa negocia importantes descuentos con los proveedores al realizar pedidos constantes y de gran volumen.
Ahorro de tiempo y estrés que supone el salir del centro de trabajo con hora de retorno fijada, en busca de un bar o restaurante donde poder comer o en desplazarse hasta su domicilio.
Mejoras en temas de salud en el caso de disponer de productos sanos y equilibrados dentro de la oferta de productos.
Disponer de un espacio de encuentro entre empleados donde desconectar, descansar y hacer amistades. Según varios estudios, los comedores de trabajo mejoran las relaciones entre los empleados, consiguiendo aumentar el compañerismo y la unión de equipos.
En el caso de la empresa, las mayores ventajas son:
Reduce el estrés del personal impactando directamente en la productividad.
Aumenta el compañerismo y fidelización a la empresa.
Evita retrasos a la hora de volver al puesto de trabajo.
Disminuye la rotación del personal.
En función de la legislación de cada territorio es posible obtener deducciones fiscales.
Gracias a la aplicación de comidas de Daeris, es posible gestionar las peticiones de comida de los empleados y llevar un control de costes de cada uno de ellos. La aplicación puede ser usada por todos los empleados para solicitar los platos que previamente se han incluido en el sistema detallando ingredientes y costes pactados con los proveedores (bares y restaurantes de la zona). Los administradores de la aplicación de comidas son los encargados de gestionar los pedidos a diario y administrar el saldo de los empleados.
Configuración¶
Configurar el saldo máximo negativo de los empleados¶
En ocasiones, puede darse el caso que un empleado se encuentre sin saldo disponible en su cuenta. Para permitir que un empleado pueda solicitar pedidos sin disponer de saldo se puede incorporar la opción de atribuir un saldo máximo negativo, de modo que cualquier empleado puede llegar a solicitar pedidos hasta que su cuenta llegue al saldo negativo máximo permitido.
Para indicar el saldo negativo máximo permitido, navega a la pantalla , desde donde puedes informar el importe sobre el campo saldo negativo:
Una vez informado el campo, pulsa el botón Guardar para que se apliquen tus cambios.
Configurar los proveedores de comida¶
Para poder obtener servicios de catering de comida, debes ponerte en contacto con bares y restaurantes de tu zona y pactar con ellos los platos que pueden ofrecer, los días de la semana que dan servicio, si disponen de servicio de entrega, el tipo de comunicación para solicitar el pedido (teléfono o correo electrónico) y la hora máxima para solicitar los pedidos.
Para gestionar los proveedores, navega a la pantalla , desde donde puedes visualizar en formato Kanban los proveedores disponibles:
Para crear un nuevo proveedor haz clic sobre el botón Crear. La aplicación navega a la pantalla de detalle desde donde puedes informar los siguientes campos:
Nombre del proveedor: Se informa automáticamente al seleccionar el proveedor.
Proveedor: Seleccionar el proveedor (bar, restaurante…) si ya se encuentra dado de alta como contacto en el sistema. Si no está dado de alta, escribe su nombre y haz clic sobre el botón Crear que aparecerá en el desplegable.
Dirección: Datos de la ubicación del proveedor.
Correo electrónico: La dirección de email acordada con el proveedor a la cuál se enviarán los pedidos.
Teléfono: El teléfono acordado con el proveedor al cuál se llamará para tramitar los pedidos.
Compañía: Empresa asociada al proveedor.
Bajo el apartado de Disponibilidad es posible informar los días que ofrecen sus servicios (lunes a domingo).
Bajo el apartado de Pedidos es posible informar:
Entrega: Se puede seleccionar el valor Entrega, en el caso de que el proveedor realice el envío de sus productos al realizar el pedido o No hay entrega en el caso de que sea el empleado o un responsable quien deba desplazarse a recoger los productos de los pedidos.
Comedor: Indica la ubicación a la que el proveedor puede enviar sus productos. Los empleados solo pueden seleccionar aquellos productos de proveedores que dispongan de acceso al comedor del empleado.
Enviar pedido por: Se puede seleccionar Teléfono o Correo electrónico y se usa como canal de contacto para emitir el pedido.
Hora de pedido: En caso de seleccionar Correo electrónico en el campo anterior, se mostrará este campo, donde se podrá informar la hora en la que se emitirá la comunicación del pedido al proveedor. Este correo se enviará siempre que algún empleado haya seleccionado algún producto del proveedor en su pedido.
Sobre el mismo formulario de proveedores se pueden indicar hasta tres agrupaciones de productos extras, que un empleado puede seleccionar al escoger un producto del proveedor.
Sobre cada agrupación se puede indicar el nombre de la etiqueta, así como el intervalo de cantidades. Sobre el listado de la agrupación se pueden indicar los productos y su precio.
Una vez informados todos los campos necesarios, pulsa el botón Guardar.
Configurar los comedores¶
Para configurar los comedores, navega a la pantalla desde donde puedes visualizar los comedores disponibles.
Para dar de alta un nuevo comedor haz clic sobre el botón Crear e informa el nombre y la dirección del comedor. Una vez informados los campos, pulsa el botón Guardar.
Configurar productos y categorías de productos¶
Para disponer de un catálogo de productos es necesario crear los platos de comida que serán seleccionados por los empleados al realizar su pedido. Estos platos se agrupan en categorías y se asocian a proveedores (bares o restaurantes que ofrecen sus servicios).
Para ver las categorías de productos, navega a la pantalla :
Para crear una nueva categoría de productos haz clic sobre el botón Crear. Esto te llevará a la pantalla de detalle de la categoría desde donde puedes informar el nombre de la categoría y añadirle una imagen descriptiva (por defecto, aparecerá la imagen de cuchillo y tenedor):
Una vez informados los campos, pulsa el botón Guardar.
Una vez cerrado un acuerdo con un proveedor, es necesario registrar los productos. Para ello, navega a la pantalla , desde donde puedes ver un listado con todos los productos disponibles y una sección sobre el lateral izquierdo de la página para filtrar categorías de producto y por proveedor:
Para crear un nuevo producto haz clic sobre el botón Crear. Esto te lleva a la pantalla de detalle desde donde puedes informar los siguientes campos:
Nombre: Nombre del producto / plato.
Imagen: Imagen del producto / plato.
Categoría de producto: Categoría asociada al producto.
Proveedor: Bar o restaurante que ofrece el producto.
Precio: Precio del plato.
Descripción: Es posible indicar los ingredientes del plato.
Nuevo hasta: Si informas este campo con el valor de una fecha futura aparecerá sobre el producto una etiqueta con el texto Nuevo hasta el día que llegue la fecha informada.
Una vez informados los campos, pulsa el botón Guardar.
Nota
Es importante que el proveedor proporcione la mayor información posible sobre cada plato para que los empleados no tengan dudas al seleccionarlos.
Configurar alertas de comidas¶
Con el objetivo de recordar a los empleados la gestión de sus pedidos, se pueden generar alertas en el sistema.
Para ello, navega a la pantalla , desde donde puedes ver un listado con las alertas disponibles.
Para crear una nueva alerta haz clic sobre el botón Crear. Esto te lleva a la pantalla de detalle desde donde puedes informar los siguientes campos:
Nombre de la alerta
Mostrar en pantalla: Indica la forma de mostrar la alerta.
Alerta en la aplicación: Mediante este tipo de alertas se muestra una notificación en la pantalla de pedidos del empleado.
Notificación en el chat: Mediante este tipo de alertas se muestra un mensaje recordatorio en el chat del empleado.
Destinatarios: Siempre y cuando se haya seleccionado la opción Notificación en el chat, aparecerá este campo, mediante el cuál es posible seleccionar entre Todos, Empleado que ordenó la semana pasada, Empleado que ordenó el mes pasado y Empleado que ordenó el año pasado.
Comedor: Ubicación sobre la que es efectiva la alerta.
Mostrar hasta: Fecha de vencimiento de la alerta.
Activo: Indica si la alerta está activa.
Mensaje: Mensaje que mostrará la alerta.
Hora de Notificación: Días de la semana en que la alerta se mostrará a los destinatarios. Siempre y cuando se haya seleccionado la opción Notificación en el chat, aparecerá un campo para informar la hora a la que se notificará a los empleados por chat.
Una vez informados los campos, pulsa el botón Guardar.
A partir de ese momento, si se trata de una alerta en la aplicación, aparecerá en un recuadro sombreado sobre el apartado superior cuando el empleado se disponga a realizar el pedido, siempre que la alerta esté asociada al comedor del empleado:
Por otro lado, si se trata de una notificación en el chat, la alerta será mostrada en la bandeja de entrada de la aplicación de conversaciones:
Gestión básica¶
Registrar un pedido¶
Para registrar un nuevo pedido de comida, navega a la pantalla , desde donde es posible visualizar el listado de productos disponibles. Sobre el panel lateral izquierdo es posible filtrar el listado por categorías de productos y proveedores.
Desde el panel superior es posible seleccionar el empleado (en el caso de ser un administrador que pueda representar a un empleado), el comedor, así como visualizar el saldo disponible del empleado seleccionado:
Al hacer clic sobre un producto se muestra un desplegable con los detalles, permitiendo seleccionar los productos extras proporcionados por el proveedor, así como indicar notas relacionadas con el pedido:
Una vez informados los detalles es necesario pulsar el botón Añadir al carrito para incorporar el producto a tu pedido.
En el caso de querer introducir mas productos, es necesario repetir la misma operación, seleccionando el producto deseado y añadiéndolo al carrito.
Para completar el pedido es necesario hacer clic sobre el botón Pídelo Ahora:
Una vez tramitado, aparecerá la etiqueta Pedido junto al texto Tu pedido:
Consultar el historial de pedidos y costes¶
Para consultar el historial de productos solicitados, navega a la pantalla , desde donde es posible visualizar el listado de productos solicitados agrupados por fecha:
Mediante las opciones que ofrece el listado es posible filtrar y agrupar por diversos campos, así como exportar los datos a Excel.
También es posible visualizar los datos en formato kanban o tabla:
Para consultar el historial de costes, navega a la pantalla , desde donde es posible visualizar el listado de ingresos introducidos en la cuenta del empleado y gastos relacionados con los pedidos solicitados.
La línea final del listado muestra el saldo actual del empleado tras restar los gastos a los ingresos:
Mediante las opciones que ofrece el listado es posible filtrar y agrupar por diversos campos, así como exportar los datos a Excel.
Gestión del responsable¶
Gestionar los pedidos telefónicos del día¶
Una vez emitidos los pedidos del día por los empleados y siempre que el canal de contacto con el proveedor sea telefónico, será necesario llamarlo, indicar los productos solicitados y confirmar el encargo sobre la aplicación. Para ello, el responsable debe acceder a la pantalla . La aplicación navega al listado de pedidos para hoy agrupados por proveedor. Mediante los botones Confirmar y Cancelar de cada línea del listado, el responsable debe confirmar si el producto ha sido emitido al proveedor:
Cada vez que se confirma un registro este pasa a estado Recibido. Si se cancela, el estado pasa a ser Cancelado y el producto desaparece de la línea de productos adquiridos por el empleado en su historial de pedidos y de cuentas:
Nota
Esta acción no es necesaria para los pedidos de proveedores cuyo canal de comunicación es el correo electrónico, debido a que se le envía un correo con el detalle de todos los productos solicitados a la hora configurada en el formulario de proveedor. Una vez enviado el correo se actualiza el estado de los pedidos a Recibido.
Consultar el historial de compras realizadas a los proveedores¶
Para consultar el historial de compras a los proveedores, navega a la pantalla , desde donde es posible visualizar el listado de todos los productos adquiridos por los empleados agrupados por proveedor. La línea final del listado muestra el importe total de compras realizadas al proveedor:
Mediante las opciones que ofrece el listado es posible filtrar y agrupar por diversos campos, así como exportar los datos a Excel.
También es posible visualizar los datos en formato kanban o tabla:
Consultar el historial de cuentas de los empleados¶
Los responsables de la aplicación de comidas, pueden consultar el historial de cuentas de los empleados. Para ello, navega a la pantalla . La aplicación navega al listado de ingresos introducidos en las cuentas de los empleados y los gastos relacionados con los pedidos solicitados. El listado está agrupado por empleado:
Mediante las opciones que ofrece el listado es posible filtrar y agrupar por diversos campos, así como exportar los datos a Excel.
También es posible visualizar los datos en formato kanban:
Gestionar movimientos de efectivo¶
Para que los empleados puedan efectuar el pago de sus pedidos de comida, estos deben disponer de saldo disponible en su cuenta de comidas. En ocasiones es la empresa la que acuerda con los empleados el pago mensual de cierta cantidad de dinero para gastos de comida ya que, en algunos países, esta forma de proceder tiene grandes beneficios fiscales para la empresa y el propio empleado. Otras empresas introducen un saldo acordado con el empleado que es descontado de la nómina a final de mes en concepto de anticipo. También existe la posibilidad de que sea el propio empleado el que abone periódicamente la cantidad que desee en concepto de saldo en su cuenta de comida.
Independientemente del acuerdo con los trabajadores, la forma de incorporar saldo de la cuenta de comida del empleado no varía. Para ello, navega a la pantalla , desde donde es posible visualizar el listado de incorporación de saldo de todos los empleados:
Para incorporar saldo a un empleado haz clic sobre el botón Crear y sobre el formulario, selecciona el usuario y el importe a añadir. Es importante incorporar una descripción que indique el motivo a modo de registro. Por último, recuerda guardar los cambios mediante el botón Guardar:
Una vez incorporado el saldo, este se sumará al saldo disponible de la cuenta del empleado que podrá visualizar desde la aplicación de comidas:
