Reparaciones¶
La gestión de las reparaciones de los productos de una empresa aumenta la confianza de la marca y el grado de satisfacción de los clientes. Una ineficiente gestión de las solicitudes de reparación puede generar insatisfacción y pérdida de negocio.
La aplicación de gestión de reparaciones está destinada a gestionar las reparaciones de los productos vendidos por tu empresa, así como los productos en stock, permitiéndote planificar, ejecutar y supervisar las solicitudes de reparación. También te permite analizar los detalles de los defectos de tus productos.
Configuración¶
Configurar las etiquetas de órdenes de reparación¶
Las etiquetas de las órdenes de reparación sirven para buscar, identificar y agrupar tus órdenes de reparación. Para gestionar las etiquetas puedes acceder a la pantalla :
Para crear una nueva etiqueta haz clic sobre el botón Crear e introduce el nombre de la etiqueta.
También es posible crear etiquetas desde la propia orden de reparación, informando sobre el campo Etiqueta el nombre a incorporar, seleccionando posteriormente la opción Crear.
Al hacer clic sobre el nombre de la etiqueta es posible cambiar el color e indicarle que se muestre plegado en formato Kanban:
Gestión de reparaciones¶
Consultar las órdenes de reparación¶
Para consultar las órdenes de reparación haz clic sobre la pantalla . Esta pantalla muestra todas las órdenes de reparación, pudiendo ampliar los campos mostrados mediante el icono derecho de la cabecera:
La pantalla permite cambiar el formato a vista kanban, gráfico y pivote:
También es posible filtrar y agrupar por diversos campos mediante los menús correspondientes:
Crear órdenes de reparación¶
Para crear órdenes de reparación navega a la pantalla y haz clic sobre el botón Crear. El sistema desplegará un formulario donde poder informar los siguientes campos:
Prioridad: Se informa haciendo clic sobre el icono de la estrella.
Descripción de la reparación
Producto a reparar: Desplegable con la lista de productos dados de alta en la aplicación.
Cantidad producto: Cantidad de productos a reparar.
Cliente: Cliente que solicita la reparación.
Dirección de entrega: Dirección de entrega del cliente.
Pedido de venta: En el caso de que el producto esté relacionado con una venta que se haya realizado al cliente.
Responsable: Usuario responsable de la orden de reparación.
Fecha prevista: Fecha prevista de reparación del producto.
Ubicación: Ubicación donde se almacena el producto a reparar.
Compañía: Compañía asociada a la orden de reparación.
Vencimiento de la garantía: Fecha de vencimiento de la garantía.
Método de facturación: Es posible seleccionar diferentes valores:
Sin factura: En este caso no se realizará factura al cliente. Este comportamiento suele darse cuando el cliente dispone de una garantía o contrato de mantenimiento vigente y no debe abonar nada por los servicios prestados y piezas sustituidas.
Antes de la reparación: Mediante esta opción se genera la factura antes de iniciar la reparación y se debe informar la dirección de facturación.
Después de la reparación: Mediante esta opción se genera la factura después la reparación y se debe informar la dirección de facturación.
Etiquetas: Categorías o etiquetas asociadas a la orden de reparación.
En la pestaña Piezas, deberás incluir los detalles del producto para el que deseas crear una orden de reparación. Puedes agregar los detalles de la parte del producto que debes añadir o eliminar para reparar los daños. Luego, el producto se puede asignar junto con la descripción, la cantidad, la unidad de medida, el precio unitario, los impuestos y el subtotal:
En la pestaña Operaciones se deben incluir los detalles de todos los servicios necesarios para realizar la reparación:
La pestaña Notas de reparación te permite incluir una nota de reparación. De la misma manera, puedes incluir notas del presupuesto en la pestaña Notas del presupuesto:
Al finalizar los cambios debes pulsar el botón Guardar. Esta acción asignará la referencia de la orden de reparación y su estado, que inicialmente será el de Presupuesto:
Gestionar una reparación por etapas¶
Una orden de reparación puede pasar por los siguientes estados:
Presupuesto: Este estado se utiliza cuando se registra una nueva orden de reparación.
Confirmado: La etapa confirmada se puede utilizar cuando confirmes el pedido de reparación.
En Reparación: Se muestra cuando la reparación está en curso.
Para ser facturado: Esta etapa se establece cuando se genera la factura antes o después de que se realice la reparación.
Reparado: Aplica cuando se completa la reparación.
Cancelado: Aplica si se cancela la orden de reparación.
Una vez se ha dado de alta una orden de reparación, su estado inicial es el de Presupuesto. Es posible imprimir el presupuesto para facilitárselo al cliente mediante el botón Imprimir presupuesto:
Al imprimir el presupuesto, es posible descargarlo y visualizarlo en PDF:
Por otro lado, también es posible enviar el presupuesto por correo al cliente mediante el botón Enviar presupuesto:
Al enviar el presupuesto se muestra un formulario desplegable con las opciones de envío preconfiguradas:
Para iniciar el proceso de reparación es necesario confirmar la reparación mediante el botón Confirmar reparación:
Nota
En función del método de facturación seleccionado, es posible generar la factura tras confirmar la reparación o tras finalizarla.
Una vez confirmada la reparación el estado de la misma cambiará a estado Confirmado:
Para iniciar el proceso de reparación se debe pulsar el botón Iniciar reparación:
Esta acción cambiará el estado de la orden a En reparación:
Para finalizar el proceso de reparación se debe pulsar el botón Finalizar reparación:
Esta acción cambiará el estado de la orden a Reparado, en caso de que el método de facturación sea Sin factura, o al estado Para ser facturado, en caso de que el método de facturación sea Antes de la reparación o Después de la reparación.
En los casos en que las órdenes de reparación queden pendientes de ser facturadas, se puede generar la factura haciendo clic sobre el botón Crear factura:
Esta acción cambia el estado de la orden a Reparado y se habilita un nuevo botón inteligente que incluye el acceso a la factura:
Al hacer clic sobre el botón de facturas, es posible acceder al detalle. La factura dispone de estado borrador y se completa con las líneas de productos a facturar:
Para poder confirmar la factura es requerido editarla e incorporar la fecha de la factura. Posteriormente haz clic sobre el botón Confirmar, acción que cambiará su estado a Publicado. A partir de aquí, es posible enviar e imprimir la factura, registrar pagos, gestionar rectificativas, así como reestablecer a borrador mediante los botones de gestión de la factura:
Consultar movimientos de inventario de órdenes de reparación¶
Una vez gestionada una orden de reparación, es posible consultar sus movimientos de inventario haciendo clic sobre el botón inteligente Movimientos productos del formulario de detalle de la orden:
Al hacer clic sobre el botón, la aplicación navega al listado de movimientos de inventario asociados a la orden:
Informes¶
Para consultar los informes de las reparaciones puedes acceder a la pantalla , desde donde es posible extraer gráficos de barras, de líneas y circulares, así como aplicar filtros y agrupar por diferentes campos:
Mediante los iconos del menú superior derecho es posible visualizar los datos en formato gráfico, kanban, lista y pivote:
