Eventos¶
La realización de un evento es una de las mejores estrategias de marketing que utilizan las empresas hoy en día para dar a conocer sus productos y servicios a una gran audiencia. En Daeris, dispones de un sistema de gestión de eventos todo en uno capaz de realizar todo tipo de eventos. Este módulo se puede manejar y operar fácilmente sin ninguna complicación. La plataforma fácil de usar que proporciona Daeris en el módulo de gestión de eventos te ayudará a crear nuevos eventos, publicarlos en el sitio web de la empresa, administrar el registro, vender tickets y muchas más actividades relacionadas con la planificación y realización de eventos.
Configuración¶
Crear salas de conferencia virtuales¶
Es posible fomentar las interacciones entre los asistentes a los eventos al crear salas de conferencia virtuales. Para crear salas de conferencia virtuales, navega a la pantalla y activa la opción Salas de chat de la comunidad:
Una vez marcada la opción, pulsa el botón Guardar de la pantalla de ajustes.
Después de activar esta opción, obtendrás el botón de Salas en la ventana de creación de eventos, como se muestra a continuación:
Al pulsar el botón de Salas el sistema navega a la pantalla de salas asociadas al evento, donde es posible crear una nueva sala mediante el botón Crear:
Puedes especificar un tema, un resumen y la audiencia de la sala. El evento estará informado por defecto con el nombre del evento desde el cuál se ha creado la sala. Activa la opción Está anclado si quieres que la sala no pueda ser archivada. Especifica también la capacidad máxima de la sala, así como el idioma.
Una vez informados todos los campos necesarios, pulsa el botón Guardar.
El sistema generará un nombre para la sala de chat:
Al pulsar en el botón Ir a sitio web el sistema accederá a la sala de chat, donde será posible publicarla mediante el botón No publicado:
Mostrar patrocinadores y expositores en las páginas de tu evento¶
Para mostrar patrocinadores y expositores en las páginas de tu evento, navega a la pantalla y activa la opción Expositores en línea:
Una vez marcada la opción, pulsa el botón Guardar de la pantalla de ajustes.
Después de activar esta opción, obtendrás el botón de Patrocinadores en la ventana de creación de eventos, como se muestra a continuación:
Al pulsar el botón de Patrocinadores el sistema navega a la pantalla de patrocinadores asociados al evento, donde es posible crear un nuevo patrocinador mediante el botón Crear:
Puedes especificar el nombre del patrocinador, el slogan, una fotografía y datos de contacto, como el contacto asociado, correo electrónico, teléfono, móvil y sitio web. El evento estará informado por defecto con el nombre del evento desde el cuál se ha creado el patrocinador. También puedes seleccionar un nivel de patrocinio, y el tipo de patrocinador, que permite seleccionar entre Patrocinador, Expositor o Expositor Online. Por último, si activas la opción de Mostrar en el pie de página, el patrocinador se mostrará en el pie de página del evento:
Una vez informados todos los campos necesarios, pulsa el botón Guardar.
Crear stands y gestionar sus reservas¶
Mientras realizas eventos, puedes alquilar puestos a otras empresas comerciales para promocionar sus productos y servicios. Para configurar los stands para un evento, primero debes habilitar la opción Gestión de stands desde la pantalla :
Una vez marcada la opción, pulsa el botón Guardar de la pantalla de ajustes.
Después de activar esta opción, obtendrás el botón de Stands en la ventana de creación de eventos, como se muestra a continuación:
Al pulsar el botón de Stands el sistema navega a la pantalla de stands asociados al evento, donde es posible crear un nuevo stand mediante el botón Crear:
Puedes especificar el nombre, la categoría del stand y los detalles del arrendatario en los campos respectivos. Los detalles del arrendatario incluyen el nombre del arrendatario, el correo electrónico, el teléfono y el número de móvil:
Una vez informados todos los campos necesarios, pulsa el botón Guardar.
Activar la venta de entradas de eventos¶
Para activar la venta de entradas de eventos, navega a la pantalla . Ahí dispones de las las opciones Tickets y Venta de tickets en línea. Estas opciones te ayudarán a vender entradas con pedidos de venta y en tu sitio web, respectivamente:
Una vez marcadas esas opciones, pulsa el botón Guardar de la pantalla de ajustes.
Ahora, puedes configurar entradas para los eventos en la pestaña Tickets de la ventana de creación de eventos:
Usando el botón Agregar línea, puedes seleccionar tickets para el evento. Antes de eso, puedes configurar el ticket para el evento como un producto en Daeris. Al configurar el ticket, puedes establecer el tipo de producto como Ticket evento:
Puedes agregar estos tickets en la pestaña Tickets. Especifica el precio, las fechas de inicio y finalización de las ventas y el número máximo de entradas disponibles en los campos respectivos. Obtendrás la cantidad de tickets confirmados y no confirmados en esta pestaña cuando los usuarios reserven tickets en tu sitio web.
Consultar a los usuarios cuando se registren online¶
Cuando los asistentes se registran en línea para el evento, puedes hacerles ciertas preguntas. Por ejemplo, si tu empresa decidió distribuir alimentos para los asistentes, puedes preguntarles si son vegetarianos o no vegetarianos al registrarse en línea. Puedes informar estas preguntas en la pestaña Cuestionario en la ventana de creación de eventos. Para obtener esta pestaña, debes activar la opción Cuestionario desde la pantalla :
Una vez marcada esa opción, pulsa el botón Guardar de la pantalla de ajustes.
Después de activar esta opción, la ventana de creación de eventos mostrará la pestaña Cuestionario como se muestra en la imagen a continuación:
Haz clic en la opción Agregar línea para agregar preguntas y aparecerá una ventana emergente:
Especifica la pregunta en el campo dado. Si se activa Pregunte solo una vez por pedido, esta pregunta se hará solo una vez y su valor se propagará a todos los asistentes. Puedes establecer el Tipo de pregunta como Selección o Entrada de texto. En el tipo Selección, puedes informar las respuestas para seleccionar en la pestaña Respuestas.
Utiliza el botón Guardar y cerrar para guardar la pregunta.
Configurar plantillas del evento¶
En Daeris, puedes configurar plantillas adecuadas para eventos desde la pantalla . Puedes usar estas plantillas mientras creas un nuevo evento. Según el tipo de evento, puedes crear varias plantillas en esta plataforma. Como puedes ver en la captura de pantalla a continuación, puedes usar una de las plantillas dadas o personalizar una nueva plantilla para tu evento:
Puedes crear nuevas plantillas con el botón Crear:
El nombre de la nueva plantilla se puede informar en el campo Plantilla de evento. Los demás campos son los mismos que los de la ventana de creación de nuevos eventos. Puedes completar la plantilla proporcionando detalles sobre Tickets, Comunicación, y Notas. Puedes usar estas plantillas recién creadas para eventos cuando creas un nuevo evento que pertenece a la misma categoría.
Una vez informados los campos necesarios, pulsa el botón Guardar.
Configurar las etapas del evento¶
Es fácil categorizar y organizar eventos en el módulo de eventos asignándoles diferentes etapas según el proceso por el que están pasando. Desde la pantalla es posible crear nuevas etapas para el evento. Todas las etapas configuradas para eventos en el módulo de eventos se pueden ver desde esta pantalla:
Usa el botón Crear para agregar una nueva etapa:
En el Nombre de la etapa, informa su nombre. Al activar la opción Etapa final, Daeris moverá automáticamente los eventos terminados a esta etapa. Si deseas plegar esta etapa en la vista kanban, puedes activar la opción Doblado en Kanban. Establece el número de Secuencia de esta etapa en el campo correspondiente. Puedes establecer varias etiquetas para esta etapa y agregar una descripción sobre esta etapa en el campo Descripción.
Haz clic en el botón Guardar después de completar todos los campos.
Configurar las categorías de etiquetas de evento¶
Daeris te permite agregar etiquetas adecuadas para los eventos en el módulo de eventos. Estas etiquetas te ayudarán a categorizar eventos fácilmente y puedes usar las etiquetas aplicadas para buscar un evento en particular. Para configurar las categorías de etiquetas navega a la pantalla :
La lista incluye el nombre de la categoría, las etiquetas incluidas en cada categoría y también muestra si la categoría de la etiqueta está visible en el sitio web o no. Ahora, con el botón Crear, puedes crear fácilmente una nueva categoría para las etiquetas:
Puedes informar el nombre de la categoría de la etiqueta y activar la opción Mostrar en el sitio web para que la categoría de la etiqueta sea visible en el sitio web. Con la opción Agregar línea, puedes agregar etiquetas en esta categoría. Selecciona los colores adecuados para cada etiqueta incluida en esta categoría.
Finalmente, puedes usar el botón Guardar para agregar esta nueva categoría a la lista existente.
Configurar reglas de generación de clientes potenciales¶
A partir de los detalles de los asistentes registrados para un evento, puedes generar fácilmente clientes potenciales en Daeris. Para establecer reglas para la generación de clientes potenciales, puedes navegar a la pantalla :
En esta lista obtendrás los detalles sobre el nombre de la regla, el tipo de generación de clientes potenciales, cuándo crear el cliente potencial, las categorías de eventos, el evento y la compañía asociada. Usa el botón Crear para establecer una nueva regla de generación de clientes potenciales:
Inicialmente, introduce el nombre de la regla en el campo correspondiente. Puedes generar clientes potenciales por asistente o por pedido. El cliente potencial se puede crear de forma manual o automática cuando se crean, confirman o atienden los asistentes. Puedes informar una categoría de evento, compañía y evento en particular, de modo que Daeris pueda activar esta regla en todos los asistentes incluidos en la categoría de evento, compañía y evento mencionados. Con la opción Añadir filtro, también puedes establecer condiciones para filtrar a los asistentes. Para asignar los clientes potenciales creados a un equipo de ventas y un vendedor en particular, puedes informarlos en los campos especificados. Del mismo modo, también puedes informar etiquetas para los clientes potenciales.
Con el botón Guardar, puedes guardar la regla de generación de clientes potenciales recién creada.
Gestión de eventos¶
Crear un evento¶
Cuando abras el módulo de Eventos, llegarás al panel principal, que mostrará todos los eventos configurados en esta plataforma. Dispondrás de vistas tipo kanban, calendario, lista, pivote y gráfico para la plataforma de eventos:
Los eventos se organizan en diferentes etapas en la vista kanban. Obtendrás una idea exacta sobre la progresión del evento colocándolos en las etapas adecuadas.
La vista previa de los eventos mostrará el nombre del evento, la ubicación, la fecha y la hora, y la cantidad de asistentes esperados y confirmados. También puedes ver la imagen del empleado que creó ese evento. El ícono del reloj en cada evento te ayudará a programar actividades para ese evento en particular:
Si deseas agregar un nuevo evento directamente debajo de una etapa específica, puedes hacer clic en el ícono + que se encuentra en el lado derecho del título de la etapa. Puedes especificar el nombre del evento y la fecha de inicio y finalización en los espacios proporcionados. Al hacer clic en el botón Añadir, se agregará el evento en la etapa respectiva y el botón Editar te ayudará a editar el evento:
También puedes crear nuevos eventos haciendo clic en el botón Crear:
Puedes especificar el nombre del evento en el campo Nombre del evento. Informa la fecha de inicio y finalización del evento, la zona horaria, la plantilla de evento adecuada, las etiquetas, el organizador del evento, el empleado responsable del evento, la empresa, el sitio web para restringir la publicación del evento al sitio web especificado y la sede en los campos correspondientes. Puedes cargar un mapa de la exposición utilizando la opción Suba su archivo. Al activar la opción Limitar registros, obtendrás un campo adicional para especificar el número máximo de asistentes. El registro se confirmará automáticamente al momento de la creación al habilitar la opción Autoconfirmación.
La pestaña de Tickets aparecerá solamente en caso de haber activado la opción de Tickets en la pantalla de ajustes.
También es posible definir una serie comunicaciones (correos o SMS) para que se envíen a los usuarios del evento en diferentes momentos de tiempo. Para ello, debes navegar a la pestaña Comunicación, y agregar los registros correspondientes:
La pestaña de Cuestionarios aparecerá solamente en caso de haber activado la opción de Cuestionarios en la pantalla de ajustes.
La pestaña Notas se puede usar para mencionar información adicional sobre el evento y las instrucciones de la entrada:
Una vez dispones de toda la información del evento completada, debes pulsar el botón Guardar en el formulario del evento.
Invitar personas al evento¶
Una vez creado el evento, obtendrás el botón Invitar, que se puede usar para invitar a los participantes al evento:
Este botón te lleva a una nueva ventana como se muestra a continuación:
Puedes crear un correo de invitación o SMS en esta plataforma, tal y como se detalla en los módulos de Marketing por correo electrónico y Marketing por SMS.
Publicar un evento¶
Para publicar un evento debes pulsar el botón Ir a sitio web de la página de detalle del evento:
Una vez revisado el evento, debes pulsar el botón de publicación ubicado en la parte superior derecha del menú:
A partir de ese momento el evento quedará publicado y accesible para los usuarios del sitio web.
Registrarse en un evento¶
Los usuarios del sitio web pueden registrarse en los eventos publicados accediendo al detalle de los mismos. Desde el apartado de registro, deben pulsar el botón Registro:
Nota
En el caso de registrarse a un evento de pago, el sistema añadirá el ticket de entrada al carrito de la compra, e iniciará un nuevo proceso de compra online, para lo cual se debería haber configurado previamente el módulo de tienda online (eCommerce).
Para los eventos gratuitos, se desplegará un formulario en donde poder completar la información requerida. Si habías especificado alguna pregunta en el apartado de cuestionario, también aparecerá dicha pregunta para que pueda ser seleccionada por los usuarios. Una vez completada la información, deben pulsar el botón Siguiente:
El sistema mostrará un mensaje de confirmación, junto con los detalles del evento, y permitirá añadir el evento a Calendario de Outlook y Google Calendar:
Personalizar la página de eventos¶
Desde la página principal de eventos del Sitio Web dispones de una serie de opciones para personalizar la página de eventos. Estas opciones están disponibles desde el menú ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla:
Las opciones relacionadas con la página de eventos son las siguientes:
Mostrar Barra Lateral: Muestra una barra lateral en la parte derecha de la pantalla con información y fotografías acerca del evento. Al activar esta opción, se habilitan nuevas opciones de personalización:
Acerca de: Muestra una sección con información acerca del evento.
Eventos del País: Muestra una sección con información acerca de los eventos de tu país.
Síguenos: Muestra una sección con enlaces a redes sociales del evento.
Fotos: Muestra una sección con fotografías del evento.
Citas: Muestra una sección con una cita de uno de tus asistentes al evento para dar confianza en tus eventos.
Filtrar por País: Incluye un apartado que permite filtrar por los diferentes países de los eventos.
Filtrar por Fecha: Incluye un apartado que permite filtrar por las diferentes fechas de los eventos.
Diseño de Tarjetas: Modifica el diseño de los eventos mostrados en pantalla para que se muestren en forma de tarjetas.
Diseño de Columnas: Modifica el diseño de los eventos mostrados en pantalla para que se muestren en varias columnas.
Mostrar Plantillas: Muestra los nombres de las plantillas de los eventos encima de los mismos.
Por otro lado, desde la página de detalle de un evento del Sitio Web, dispones de otra serie de opciones para personalizar la página de detalle de los eventos. Estas opciones están disponibles desde el menú ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla:
Las opciones relacionadas con la página de detalle de los eventos son las siguientes:
Submenú evento: Genera un submenú en la página de detalle del evento con las opciones Introducción, Ubicación, Expositores, Comunidad, Consigue un stand y Registro, en función de las diferentes características instaladas.
Patrocinadores: Muestra una sección con los diferentes patrocinadores del evento.
Doblar los detalles del ticket: Por defecto, dobla los detalles del ticket del evento.
Contactar con los asistentes del evento¶
Para contactar con los asistentes del evento, debes acceder al detalle del evento en , y hacer clic en el botón Contactar con los asistentes ubicado en el formulario de detalle del evento:
Este botón te lleva a una nueva ventana como se muestra a continuación:
Puedes crear un correo de invitación o SMS en esta plataforma, tal y como se detalla en los módulos de Marketing por correo electrónico y Marketing por SMS.
Enviar un mensaje de WhatsApp a los asistentes del evento¶
Ver también
Es posible enviar un WhatsApp a un asistente del evento desde el formulario de asistentes al evento. Para ello, debes navegar a la pantalla , y acceder al detalle de un evento. Mediante el botón inteligente de Asistentes el sistema navegará al listado de asistentes al evento, donde podrás acceder al detalle de un asistente haciendo clic sobre cualquier registro.
Desde esta pantalla, aparecerá un botón que permitirá enviar un mensaje de WhatsApp:
Nota
El número de teléfono móvil del asistente debe estar informado con formato internacional (por ejemplo, +33123456789).
El sistema desplegará un formulario desde donde podrás redactar el mensaje de WhatsApp o seleccionar una plantilla que informe el mensaje de forma automática:
Una vez informado el mensaje, debes pulsar el botón Enviar.
En caso de estar conectado a la aplicación mediante un dispositivo de escritorio, el sistema tratará de establecer conexión mediante la aplicación WhatsApp Web, para lo cual, habrá que escanear el código QR mostrado en pantalla, e iniciar sesión en tu cuenta de WhatsApp.
Por otro lado, en caso de estar conectado a la aplicación mediante un dispositivo móvil, el sistema tratará de enviar el mensaje mediante la aplicación WhatsApp instalada en el dispositivo.
Una vez enviado el mensaje desde WhatsApp, cierra la ventana del mensaje mediante la cruz ubicada en la parte superior derecha del formulario:
Confirmar y registrar la asistencia de personas al evento¶
Para confirmar la asistencia de personas al evento, será necesario acceder al detalle del evento en , y hacer clic en el icono de Asistentes ubicado en el formulario de detalle del evento:
Esto te llevará a la pantalla de asistentes al evento:
Para confirmar la asistencia de las personas al evento, puedes acceder al detalle de los asistentes y pulsar el botón Confirmar:
Del mismo modo, si quisieras cancelar el registro de un asistente, lo podrías hacer mediante el botón Cancelar registro:
Para registrar la asistencia de las personas al evento, los asistentes deben estar confirmados y debe haber llegado la fecha de inicio del evento. Si se cumplen esas dos premisas, puedes pulsar el botón Asistido:
El estado del asistente cambiará a Asistido:
Informes¶
En el módulo de eventos de Daeris, puedes crear informes sobre los eventos creados en este módulo y los asistentes que participan en los eventos. Al proporcionar funciones de informes, Daeris garantiza una plataforma útil para analizar el desempeño de la empresa en la realización de eventos. Puedes mejorar tus estrategias de trabajo y elegir nuevos métodos para mejorar la productividad analizando los informes creados en esta plataforma.
Eventos¶
El informe de Análisis de eventos proporciona vistas de tipo pivote y gráficas:
Puedes utilizar medidas adecuadas para tu informe desde la opción Medidas. Obtendrás el número de asientos reservados, asientos disponibles, máximo de asistentes permitidos, número de asistentes y reservas de asientos sin confirmar. También puedes usar la opción Filtros y Agrupar por para expandir los datos disponibles en el informe. También puedes utilizar estas opciones en la vista gráfica:
Asistentes¶
La vista pivote del informe de asistentes mostrará el número de asistentes que participaron en cada evento:
También tienes disponibles las vistas de tipo gráfico, kanban y lista:
Ver también