Sincronizar el calendario con Microsoft Outlook

Sincronizar el calendario principal de Outlook con Daeris es útil para realizar un seguimiento de tus tareas y citas, y en todas las aplicaciones relacionadas.

Configuración

Para permitir la sincronización, será necesario configurar la cuenta de Microsoft Azure, así como ciertas opciones de Daeris.

Microsoft Azure

Para poder sincronizar tu calendario de Outlook con el calendario de Daeris, se necesita una cuenta de Microsoft Azure. La creación de una cuenta es gratuita para los usuarios que nunca hayan probado o pagado Azure.

Configurar un inquilino de Azure AD

1. Configura un inquilino de Azure AD, también llamado entorno, que es una representación de una organización, para administrar y registrar aplicaciones. Al crear una cuenta gratuita, por defecto ya se asigna uno por defecto:

   

Registrar aplicación

1. A continuación, registra una aplicación, eligiendo el tipo de cuenta compatible adecuado. Para ello, selecciona Azure Active Directory en el cuadro de búsqueda:

   

2. En el apartado de Administrar, selecciona Registros de aplicaciones:

   

3. Solicita un nuevo registro mediante el enlace correspondiente:

   

4. Introduce un nombre para mostrar para la aplicación. Los usuarios de tu aplicación pueden ver el nombre para mostrar cuando usan la aplicación, por ejemplo, durante el inicio de sesión. Puedes cambiar el nombre para mostrar en cualquier momento y varios registros de aplicaciones pueden compartir el mismo nombre. El ID de aplicación (cliente) generado automáticamente por el registro de la aplicación, no su nombre para mostrar, identifica de forma única su aplicación dentro de la plataforma de identidad:

   

5. Especifica quién puede usar la aplicación, a veces denominado audiencia de inicio de sesión. Selecciona Cuentas en cualquier directorio organizativo y cuentas de Microsoft personales:

   

6. No introduzcas nada para la URI de redirección (opcional). La URI de redireccionamiento se configurará en la siguiente sección. Por último, selecciona Registrar para completar el registro inicial de la aplicación:

   

7. Cuando finaliza el registro, el portal de Azure muestra el panel de información general del registro de la aplicación. Verás el ID de la aplicación (cliente). También llamado ID de cliente, este valor identifica de forma única tu aplicación en la plataforma de identidad de Microsoft. Anota el identificador de cliente de la aplicación, ya que será necesario para la configuración posterior en Daeris.

Agregar un URI de redirección

1. A continuación, agrega un URI de redirección haciendo clic sobre el enlace correspondiente:

   

2. Para ello, tendrás que agregar una nueva plataforma Web:

   

3. Para las URI de redirección, copia la URL de tu instancia Daeris seguido de /microsoft_account/authentication. Una vez informada la URI, pulsa el botón Configurar:

   

Agregar un secreto de cliente

1. A continuación, navega al panel de información general:

   

2. Añade un secreto de cliente para restringir el acceso a la aplicación:

   

3. Pulsa el enlace para añadir un Nuevo secreto de cliente:

   

4. Añade una descripción y una fecha de vencimiento, y pulsa el botón Agregar:

   

5. Una vez hecho esto, guarda el valor de la clave secreta para usarla en Daeris. Este valor secreto nunca se vuelve a mostrar después de salir de esta página.

   

Configuración en Daeris

Activación en Daeris

1. Navega a la pantalla Ajustes ‣ Opciones generales y, desde el apartado de Integraciones, activa la opción Calendario de Outlook y pulsa el botón Guardar de la pantalla de ajustes.

   

2. A continuación, vuelve a la pantalla Ajustes ‣ Opciones generales y, desde el apartado de Integraciones, informa el ID de cliente y secreto de cliente generado por Outlook y pulsa el botón Guardar de la pantalla de ajustes.

   

Sincronizar calendario con Outlook

Importante

El Calendario de Daeris envía un correo electrónico de confirmación en la creación de un evento a sus asistentes. Pero, en la primera sincronización, Outlook también enviará correos electrónicos de confirmación de todos los eventos programados (incluidos los anteriores).

Para evitar esta situación, recomendamos archivar todos los eventos pasados y eliminarse de los futuros en el calendario de Daeris antes de la primera sincronización. Esto evitará que se creen eventos en Outlook y, por lo tanto, no se enviarán correos electrónicos redundantes durante la primera sincronización. Después de la sincronización, los eventos solo enviarán un correo electrónico de confirmación.

Los usuarios que quieran sincronizar su calendario con Outlook, deben navegar a la pantalla Calendario y pulsar el botón Outlook:

El sistema mostrará un mensaje indicando que serás redirigido a la página de Outlook para autorizar el acceso a tu calendario. Pulsa el botón Aceptar:

En la pantalla de inicio de sesión de Outlook, introduce tu usuario:

Posteriormente, concede permiso a la aplicación mediante el botón Sí:

A partir de este momento, cualquier reunión del calendario de Daeris será sincronizada en tu cuenta de Outlook y viceversa.

Si, por algún motivo, quieres detener la sincronización, pulsa de nuevo en el botón de Outlook:

El sistema solicitará confirmación para detener la sincronización. Pulsa el botón Aceptar:

Nota

Todos los usuarios que quieran utilizar la sincronización simplemente necesitan sincronizar su calendario con Outlook. La configuración de la cuenta de Azure de Microsoft solo se realiza una vez, ya que los inquilinos de Azure AD son únicos y representan una organización que lo ayuda a administrar una instancia específica de los servicios en la nube de Microsoft para sus usuarios internos y externos.