Contactos

El módulo de gestión de Contactos de Daeris permite registrar todos los detalles de contacto de los empleados y clientes de una organización. Puedes administrar de manera efectiva la información de contacto en este módulo sin ninguna dificultad ni confusión. Este módulo actuará como una libreta de direcciones digital dedicada donde puedes configurar los datos de contacto básicos de tus empleados, clientes, proveedores y socios de tu negocio. Mantener los datos de contacto es muy importante en un entorno empresarial.

Crear un contacto de tipo individual

Los contactos en Daeris se dividen en contactos individuales y en compañías (empresas) que permiten agrupar varios contactos. Para crear un contacto de tipo individual, debes navegar a la pantalla Contactos ‣ Contactos y pulsar el botón Crear:

Crear un contacto

Al hacer clic sobre el botón crear, la aplicación navega automáticamente a la pantalla de edición del nuevo contacto, donde puedes incorporar la información relevante.

En base al primer campo de selección disponible en el formulario (Individual / Compañía) se identifica el tipo de contacto. En función del valor seleccionado, se visualiza un formulario con unos campos relacionados con el contacto individual (trabajador de una empresa) o un formulario con unos campos relacionados con la compañía (empresa).

Nota

Un autónomo debe ser tratado como una compañía, ya que es un contacto y a la vez su propia empresa.

Formulario para crear un contacto individual

Al crear un contacto de tipo individual puedes informar los siguientes campos:

  • Nombre: El nombre completo del contacto.

  • Apellido: El apellido o apellidos del contacto.

  • Imagen: Permite seleccionar la fotografía del contacto.

  • Compañía: Selecciona la empresa a la que pertenece el contacto (siempre que no sea un contacto particular).

  • Direcciones del contacto: En el caso de ser un contacto de la empresa se incorpora por defecto la dirección de la empresa. Si el contacto no dispone de empresa asociada aparecen los campos disponibles para su edición. Es posible añadir diferentes direcciones asociadas a un contacto: dirección principal, dirección de factura, dirección de entrega, otra dirección y dirección privada. La lista de países, provincias, ciudades y códigos postales se puede configurar desde el apartado de Localización del menú Contactos ‣ Configuración.

  • Tipo de Posición Fiscal: Permite especificar si se trata de un cliente final (B2C) o de una compañía (B2B).

  • IVA: Número de identificación del contacto.

  • Puesto de trabajo: Puesto de trabajo asociado al contacto.

  • Teléfono: Teléfono fijo principal del contacto.

  • Móvil: Teléfono móvil principal del contacto.

  • Correo electrónico: Email principal del contacto.

  • Sitio Web: Página web principal del contacto.

  • Título: Titulo del contacto (Doctor/a, Señor/a, Profesor/a…). Es posible administrar la lista de títulos del contacto desde la pantalla Contactos ‣ Configuración ‣ Títulos de contacto.

  • Categorías: Conjunto de etiquetas asociadas al contacto. Es posible administrar la lista de etiquetas desde la pantalla Contactos ‣ Configuración ‣ Etiquetas de contacto.

Mediante las pestañas inferiores puedes incorporar la siguiente información:

  • Contactos y direcciones: Pulsando el botón Añadir puedes crear o asociar contactos, así como crear nuevas direcciones de facturación, de envío, otras direcciones y direcciones privadas.

Contactos y direcciones asociados al contacto
  • Venta y compra: Mediante esta pestaña puedes incorporar aspectos comerciales relacionados con el contacto (ventas, compras, información fiscal, etc).

Información de venta y compra del contacto
  • Seguimiento del pago: En esta pestaña se puede realizar un seguimiento del pago de los clientes.

Seguimiento del pago del contacto
  • Contabilidad: Mediante esta pestaña puedes incorporar aspectos relacionados con la contabilidad del contacto, como, por ejemplo, las cuentas bancarias y los asientos contables. Es posible administrar la lista de bancos desde la pantalla Contactos ‣ Configuración ‣ Bancos y la lista de cuentas bancarias desde la pantalla Contactos ‣ Configuración ‣ Cuentas bancarias.

Información de contabilidad del contacto
  • Notas internas: Mediante esta pestaña puedes incorporar una nota que solo será visible por los empleados con acceso al contacto.

Notas internas del contacto
  • AEAT: En caso de estar instalada la contabilidad española, es posible informar datos relacionados con la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Información AEAT del contacto
  • Suscripción: Información asociada con el estado de membresía del contacto.

Información de suscripciones del contacto
  • Ticket de soporte: Mediante esta pestaña puedes incorporar el empleado por defecto que quieres que ofrezca el soporte a este contacto, así como el SLA (acuerdo de tiempos de respuesta) de que dispone el contacto.

Información de ticket de soporte del contacto

Una vez informados todos los campos necesarios, pulsa el botón Guardar.

Crear un contacto de tipo compañía

Los contactos en Daeris se dividen en contactos individuales y en compañías (empresas) que permiten agrupar varios contactos. Para crear un contacto de tipo compañía, debes navegar a la pantalla Contactos ‣ Contactos y pulsar el botón Crear:

Crear un contacto

Al hacer clic sobre el botón crear, la aplicación navega automáticamente a la pantalla de edición del nuevo contacto, donde puedes incorporar la información relevante.

En base al primer campo de selección disponible en el formulario (Individual / Compañía) se identifica el tipo de contacto. En función del valor seleccionado, se visualiza un formulario con unos campos relacionados con el contacto individual (trabajador de una empresa) o un formulario con unos campos relacionados con la compañía (empresa).

Nota

Un autónomo debe ser tratado como una compañía, ya que es un contacto y a la vez su propia empresa.

Formulario para crear un contacto compañía

Al crear un contacto de tipo compañía puedes informar los siguientes campos:

  • Nombre: Nombre real (no el nombre comercial) de la compañía o del autónomo. Al incorporar el nombre aparecerá un desplegable con diferentes compañías relacionadas. Al seleccionar una de ellas, se añadirá de forma automática el logotipo. Si no aparece la empresa deseada puedes incorporar el logotipo manualmente seleccionando la imagen correspondiente siempre que dispongas de ella.

Buscador de compañías
  • Nombre comercial: En caso de estar instalada la contabilidad española, puedes incorporar el seudónimo usado por la empresa para desempeñar su negocio.

  • Imagen: Permite seleccionar el logotipo de la empresa.

  • Dirección: Dirección principal de la empresa. La lista de países, provincias, ciudades y códigos postales se puede configurar desde el apartado de Localización del menú Contactos ‣ Configuración.

  • Tipo de Posición Fiscal: Permite especificar si se trata de un cliente final (B2C) o de una compañía (B2B).

  • IVA: Número de identificación de la empresa.

  • Teléfono: Teléfono fijo principal de la empresa.

  • Móvil: Teléfono móvil principal de la empresa.

  • Correo electrónico: Email principal de la empresa.

  • Sitio Web: Página web principal de la empresa.

  • Categorías: Conjunto de etiquetas asociadas a la empresa. Es posible administrar la lista de etiquetas desde la pantalla Contactos ‣ Configuración ‣ Etiquetas de contacto.

Mediante las pestañas inferiores puedes incorporar la siguiente información:

  • Contactos y direcciones: Pulsando el botón Añadir puedes crear o asociar contactos, así como crear nuevas direcciones de facturación, de envío, otras direcciones y direcciones privadas.

Contactos y direcciones asociados al contacto
  • Venta y compra: Mediante esta pestaña puedes incorporar aspectos comerciales relacionados con el contacto (ventas, compras, información fiscal, etc). Es posible administrar la lista de sectores del contacto desde la pantalla Contactos ‣ Configuración ‣ Industrias.

Información de venta y compra del contacto
  • Seguimiento del pago: En esta pestaña se puede realizar un seguimiento del pago de los clientes.

Seguimiento del pago del contacto
  • Contabilidad: Mediante esta pestaña puedes incorporar aspectos relacionados con la contabilidad del contacto, como, por ejemplo, las cuentas bancarias y los asientos contables. Es posible administrar la lista de bancos desde la pantalla Contactos ‣ Configuración ‣ Bancos y la lista de cuentas bancarias desde la pantalla Contactos ‣ Configuración ‣ Cuentas bancarias.

Información de contabilidad del contacto
  • Notas internas: Mediante esta pestaña puedes incorporar una nota que solo será visible por los empleados con acceso al contacto.

Notas internas del contacto
  • Información Mercantil: En caso de estar instalada la contabilidad española, puedes incorporar información relacionada con los datos mercantiles de la empresa (libro, registro mercantil, hoja, folio, sección y tomo).

Información mercantil del contacto
  • AEAT: En caso de estar instalada la contabilidad española, es posible informar datos relacionados con la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Información AEAT del contacto
  • Suscripción: Información asociada con el estado de membresía del contacto.

Información de suscripciones del contacto
  • Ticket de soporte: Mediante esta pestaña puedes incorporar el empleado por defecto que quieres que ofrezca el soporte a este contacto, así como el SLA (acuerdo de tiempos de respuesta) de que dispone el contacto.

Información de ticket de soporte del contacto

Una vez informados todos los campos necesarios, pulsa el botón Guardar.

Fusionar contactos

Mediante la funcionalidad de fusionar contactos, es posible combinar la información de varios contactos en un solo contacto. Esto puede ser útil en situaciones en las que se hayan creado contactos duplicados por error, y se quiera regularizar la situación de dichos contactos.

Para combinar contactos debes navegar a la pantalla Contactos ‣ Contactos, y cambiar al tipo de vista listado. Desde el modo listado, debes seleccionar los contactos a combinar, y desde el menú Acción seleccionar la opción Fusionar:

Fusionar contactos

A continuación, el sistema muestra un formulario con el resumen de los contactos a fusionar, desde donde puedes seleccionar el contacto de destino en donde se combinarán los datos de todos los contactos seleccionados. También puedes añadir o eliminar contactos del listado de contactos a combinar:

Formulario de fusión de contactos

Una vez hayas revisado todos los datos, debes pulsar el botón Combinar contactos. El sistema mostrará entonces un mensaje indicando que no hay más contactos a combinar en esta petición.

Resultado de la fusión de contactos

En caso de querer buscar más contactos duplicados, pulsa el botón Deduplicar los otros contactos. El sistema mostará un formulario en donde se podrán seleccionar los campos utilizados para buscar registros duplicados, así como los contactos que deben quedar excluídos de la búsqueda:

Deduplicar los otros contactos

Al pulsar el botón Combinar con verificación manual el sistema realizará la búsqueda de contactos duplicados y permitirá verificar manualmente la fusión, antes de llevarla a cabo. Por el contrario, si se pulsa el botón Combinar automáticamente, el sistema realizará la búsqueda de contactos duplicados y la fusión de forma automática.

Enviar un correo electrónico a un contacto

Es posible enviar un correo electrónico a un contacto desde el mismo listado de contactos. Para ello, debes navegar a la pantalla Contactos ‣ Contactos, y cambiar al tipo de vista listado.

Desde el modo listado, debes seleccionar el contacto al que quieras enviar el correo electrónico, y desde el menú Acción seleccionar la opción Enviar correo:

Enviar correo a un contacto

El sistema desplegará un formulario desde donde podrás redactar el asunto y cuerpo del correo electrónico. También es posible adjuntar ficheros mediante el botón Adjuntar un archivo. Si quieres utilizar una plantilla de correo electrónico para que se complete el asunto y el cuerpo del correo de forma automática, selecciona la plantilla en el desplegable Usar plantilla. O si quieres crear una nueva plantilla con el asunto y cuerpo del mensaje redactado, pulsa el botón Grabar como nueva plantilla. Por último, si quieres que la respuesta al correo se registre en el hilo de discusión original, marca la opción Registrar en el hilo de discusión original, o si quieres que la respuesta se redirija a otra dirección de correo electrónico, marca la opción correspondiente e informa el campo Responder A.

Formulario de detalle para enviar correo a un contacto

Una vez completados los campos necesarios, debes pulsar el botón Enviar. De esta manera, el correo electrónico se enviará a los contactos seleccionados.

Enviar un SMS a un contacto

Ver también

Es posible enviar un SMS a un contacto desde el mismo listado de contactos. Para ello, debes navegar a la pantalla Contactos ‣ Contactos, y cambiar al tipo de vista listado.

Desde el modo listado, debes seleccionar el contacto al que quieras enviar el SMS, y desde el menú Acción seleccionar la opción Manda Mensaje de Texto SMS:

Enviar SMS a un contacto

El sistema desplegará un formulario desde donde podrás redactar el mensaje de texto:

Formulario para enviar SMS a un contacto

Nota

El número de teléfono debe estar informado con formato internacional (por ejemplo, +33123456789).

Una vez informado el mensaje, debes pulsar el botón Enviar ahora. De esta manera, el SMS se enviará a los contactos seleccionados. También tienes la opción de Poner en cola el mensaje, para que pueda ser enviado más tarde.

Desde el formulario de detalle del contacto también dispones de la opción de envío de SMS, ya sea mediante el menú de acción, o mediante el icono de SMS disponible al lado del campo de teléfono o móvil del contacto:

Enviar SMS desde el detalle de un contacto

Nota

El número de teléfono debe estar informado con formato internacional (por ejemplo, +33123456789).

Enviar un WhatsApp a un contacto

Ver también

Es posible enviar un WhatsApp a un contacto desde el formulario de contactos. Para ello, debes navegar a la pantalla Contactos ‣ Contactos, y acceder al detalle de un contacto.

Desde el formulario de detalle del contacto dispones de la opción de envío de WhatsApp mediante el icono de WhatsApp disponible al lado del campo de teléfono móvil del contacto:

Enviar WhatsApp desde el detalle de un contacto

Nota

El número de teléfono móvil debe estar informado con formato internacional (por ejemplo, +33123456789).

El sistema desplegará un formulario desde donde podrás redactar el mensaje de WhatsApp o seleccionar una plantilla que informe el mensaje de forma automática:

Formulario para enviar WhatsApp a un contacto

Una vez informado el mensaje, debes pulsar el botón Enviar.

En caso de estar conectado a la aplicación mediante un dispositivo de escritorio, el sistema tratará de establecer conexión mediante la aplicación WhatsApp Web, para lo cual, habrá que escanear el código QR mostrado en pantalla, e iniciar sesión en tu cuenta de WhatsApp.

Por otro lado, en caso de estar conectado a la aplicación mediante un dispositivo móvil, el sistema tratará de enviar el mensaje mediante la aplicación WhatsApp instalada en el dispositivo.

Una vez enviado el mensaje desde WhatsApp, cierra la ventana del mensaje mediante la cruz ubicada en la parte superior derecha del formulario:

Cerrar formulario para enviar WhatsApp a un contacto

En la botonera ubicada en la parte superior del formulario del contacto, puedes encontrar una opción que muestra el número de mensajes de WhatsApp enviados al contacto:

WhatsApps enviados a un contacto

Nota

El botón de WhatsApp solamente aparece si el contacto tiene el número de teléfono Móvil informado.

Al pulsar dicho botón, el sistema navega al listado de mensajes de WhatsApp asociados al contacto:

Listado de mensajes de WhatsApp enviados a un contacto

Para consultar el detalle de un mensaje, puedes hacer clic sobre el mensaje correspondiente, acción que mostrará el formulario de detalle con la información asociada:

Detalle de un mensaje de WhatsApp enviado a un contacto

También es posible acceder al listado de mensajes de WhatsApp enviados a todos los contactos desde la pantalla Ajustes ‣ WhatsApp ‣ Registro de WhatsApp. En este caso, el listado no estará filtrado por ningún contacto en concreto y se podrán consultar todos los mensajes enviados.

Localizar geográficamente a un contacto

La geolocalización es el proceso de encontrar, determinar y proporcionar la ubicación exacta de un ordenador, dispositivo de red o equipo. Permite la ubicación del dispositivo según las coordenadas geográficas. Por lo general, utiliza Global Positioning System (GPS) y otras tecnologías relacionadas para evaluar y especificar ubicaciones geográficas.

En Daeris, utilizamos la geolocalización de contactos para encontrar la ubicación de los clientes. Para activar dicha funcionalidad, navega a la pantalla Ajustes ‣ Opciones Generales, y dentro del apartado de integraciones, marca la opción de Localización geográfica:

Activar la localización geográfica

Una vez marcada la opción, pulsa el botón Guardar de la pantalla de ajustes.

A continuación, selecciona la API que se utilizará para geolocalizar a los contactos. Es posible seleccionar entre Open Street Map y Google Place Map:

API de la localización geográfica

Nota

En el caso de seleccionar Google Place Map, será necesario introducir una clave para la API.

Una vez configurada la API, navega al detalle de un contacto desde la pantalla Contactos ‣ Contactos, y asegúrate de que el contacto dispone de la dirección correctamente informada:

Dirección del contacto

A continuación, navega a la pestaña de Asignación del contacto. En esta pestaña se puede observar que la latitud y la longitud del contacto es 0. Tras pulsar el enlace (actualizar), se actualizará de forma automática la geolocalización del contacto, informando la latitud y longitud correspondientes a la dirección del contacto:

Asignación del contacto

Importar la lista de ciudades de GeoNames

Para importar la lista de ciudades de un país de GeoNames, navega a la pantalla Contactos ‣ Configuración ‣ Importar de GeoNames, y selecciona el país para el cuál quieres realizar la importación. A continuación, selecciona el tipo de capitalización de las ciudades a importar, y pulsa el botón Importar:

Importar lista de ciudades de GeoNames

El sistema se conectará con la base de datos de GeoNames y realizará la importación de todas las ciudades del país seleccionado, junto con sus códigos postales. Una vez finalizada la importación, se podrán consultar los datos importados desde la pantalla Contactos ‣ Configuración ‣ Ciudades:

Lista de ciudades

Recalcular los nombres de los contactos

Es posible configurar algunos formatos de nombres comunes desde la pantalla Ajustes ‣ Opciones generales:

  • Apellido Nombre: Por ejemplo, “García Roberto”

  • Apellido, Nombre: Por ejemplo, “García, Roberto”

  • Nombre Apellido: Por ejemplo, “Roberto García”

Formatos de los nombres de los contactos

Después de realizar un cambio en el formato, pulsa el botón Guardar de la pantalla de ajustes.

Una vez guardados los cambios, puedes volver a calcular el nombre de todos los contactos haciendo clic en el botón Recalcular nombres:

Recalcular nombres de los contactos

Nota

Este proceso puede llevar mucho tiempo dependiendo de cuántos contactos haya en la base de datos.

Al finalizar el proceso, todos los contactos aparecerán con el nombre recalculado en base al formato definido.